بر اساس نظریات قطعی و مسلم جامعه شناسان و سایر متخصصان علوم اجتماعی :
روابط اجتماعی میان مردم جامعه ما مختل می باشد .
رفتار ایرانیان در جامعه و با یکدیگر جزیره ای
است .
شرایط خاصی بر کشور حاکم است .
شرایط خاصی بر سازوکار کسب و کار ، فعالیت های اقتصادی ، امور مالی و اداری ، حاکم
است .
بی اعتمادی ، پنهان کاری ، حسابسازی ، باند بازی
، دروغ پردازی ، یاوه سرایی ، در محیط های اداری مالی نهادها ، دستگاه ها ، شرکت
ها ، واحدهای اقتصادی به فراوانی جریان دارد و در بعضی موارد ، اساسا ، شاید لازم
به نظر برسد .
در هر مکالمه و گفتگو بینِ : دو عامل ، دو مجری ،
دو نفر از کارکنان ، مدیر با کارکنان ، کارکنان با ارباب رجوع و دیگران ... مقدار زیادی کلمات و عبارات بی ارتباط با موضوع
کار جاری رد و بدل می گردد که ممکن است بجای هموار کردن
رابطه کاری ، آن را دشوارتر نیز بسازد .
برخی شرایط و پیش فرض هایی که در بالا گفته شد در
کوتاه یا میان مدت غیر قابل تغییر می باشند .
پس چه باید کرد ؟
یک فعال اقتصادی ، سرمایه گزار ، مدیر اجرایی ،
مجری و عملگر و کار آفرین نمی تواند منتظر بهبود یافتن شرایط با سازوکاری خارج از
مدار و حیطه اختیار خویش باشد .
یعنی به انتظار تحولات فرهنگی ، اجتماعی ، سیاسی
، تغییر عقیده مدیران منطقه ای و جهانی بنشیند .
اصل باقی ماندن و تداوم فعالیت و حیات برای یک
ارگانیسم ، یک سازمان ، هر موجود زنده و فعال چه شخص حقیقی و چه شخص حقوقی مقدم بر
سایر اصول می باشد .
به همین دلیل است که اگر لازم باشد در برابر
سیاست های حاکم بر فضای عمومی جامعه :
تمامی رخداد های مالی را به صورت ساختگی و
قراردادی ثبت خواهد کرد ، حساب سازی ، رکورد سازی ، جعل نمایشی و توافقی رخداد ها
را به سطوح ملی و حتی جهانی تعمیم می بخشد ! .
یعنی : از امکانات موجود حداکثر استفاده را
برای بقا یا توسعه خویش خواهد نمود .
از مکانیسم ها و سازوکار های موجود حداکثر بهره
برداری در راستای بقا و پیشبرد اهداف خویش را می نماید .
گزاره های فوق برای هر کارآفرین ، سرمایه گذار ،
مدیر ، مالک ، عامل اجرایی ، یقینی و بی برو برگرد به نظر می رسد اما :
آیا از رایانه ها و روش های مکانیزه انجام کار ، سیستم
ها و روش های انجام کار ، که به یمن حاکم نبودن قواعد "کپی رایت" تقریبا
به رایگان در اختیار قرار دارد ، حداکثر
استفاده در این راستا به عمل آمده است ؟
همان گونه که در سطح ملی و جهانی مشاهده می کنیم
سیستم ها و سازوکار های کامپیوتری نقش اساسی در بهبود روابط مردم با یکدیگر نزدیک
تر ساختن آن ها ، رواج و تسهیل گفتگو بین آن ها گردیده اند .
سیستم ها مانند میخ ها و ستون هایی در محیط های
اداری عمل کرده و باعث به نظم و انضباط درآمدن رفتار سازمانی افراد درون سازمان و
برون سازمان مرتبط با سازمان می گردند
.
همگان مشاهده کرده ایم که هنگام داشتن درخواست
خلاف قاعده بیشترین عاملی که مانع انجام کار به روش غلط می باشد ، شیوه های انجام
کارِ بظاهر غیر قابل تغییر در سیستم ها می باشد
.
یعنی گردش کار و طراحی سیستم رایانه ای در کنترل
رفتار عامل اجرایی تاثیر بسزایی دارد .
برای راحت تر تصور کردن موضوع فرض کنید :
برای
خرید مبل به فروشگاه و نمایشگاه مبل مراجعه نموده و از فروشنده ( که از
اتفاق دوست صمیمی مان می باشد ! ) درخواست می کنیم تعداد اقساط را افزایش ، یا
مبلغ آن ها را ، کاهش دهد
.
در جواب ، به احتمال بسیار زیاد خواهد گفت :
"سیستم از تعداد X قسط بیشتر، یا از
Y ریال مبلغ ، کمتر قبول نمی کند ; و افزون بر این
دستِ من نیست و دستِ رئیس ام می باشد
" .
جالب توجه این که چنین عذر هایی معمولا هم
پذیرفتنی است و با اعتراض طرف مقابل روبرو نمی شود
.
شاید این گونه بوده که عاملان یک واحد تجاری ، (
یا شخصیت حسابداری خاص ) آموخته اند که محدودیت ها یا عدم تمایل شان را به گردن
سیستم انداخته و بدین گونه از رودربایستی نجات یابند ! .
بنابراین سیستم مکانیزه رایانه ای که با آن کار
می کنیم در نظم دادن به رفتار سازمانی ما بسیار موثر می باشد .
یعنی افزون بر جنبه مکانیکی فعالیت ( ثبت و ضبط و
پردازش رکورد ها و دیتای مالی اداری ) ، در شکل دادن به رفتار سازمانی ( قانون مند
و سیستماتیک عمل کردن و ... ) نیز موثر می باشد
.
همان گونه که در یادداشت "بلای پلاگ اند پلی" ، یا "وصله پینه کردن" ، (بلای "plug
& play") شرح داده شد یکی از مشکلات جوامعِ در حال توسعه ، در حال
مدرنیزاسیون ، در حال مکانیزه کردن و سیستماتیک کردن فرآیند ها ، فعالیت ها و روش
های انجام کار :
گزینشی برخورد کردن با ابزارها ساختار ها و
سازوکار های سیستم ها می باشد
.
برای
مثال روش جمع بندی ، پردازش ، خلاصه کردن ، و
گزارشگری رکوردهای حسابداری در بیشتر سازمان ها مکانیزه و با استفاده از رایانه
شده است ، دیگر ، کمتر کَسی به روش دستی ، دفاتر روزنامه ، کل و معین سنتی
حسابداری را بازنویسی می کند
.
اما پس از استخراج گزارش از سیستم یاد شده ،
ناگهان ! شیوه انجام کار دوباره به همان روش گذشته یعنی ثبت اطلاعات روی کاغذ و
مشاهده آن از روی کاغذ و تکثیر و توزیع کاغذی آن بر می گردد !
.
به همین خاطر می باشد که : هنوز هنگامی که به
عنوان یک حسابدار پشت دستگاه نشسته و مشغول به کار هستیم شاید مدارک خرید از
گلوگاه خاصی به بعد اسکن شده و به جای کاغذ فایل تصویری آن در دسترس مان قرار
بگیرد اما ناگزیر استعلام ، پروفرمای فروشنده ، مکاتبات بین واحد تدارکات با
فروشنده ، و بسیاری از مراحل اولیه رخداد مالی را در دسترس نداریم .
زیرا کسانی که در صدد رایانه ای کردن سیستم کار
شرکت بوده اند جنبه های مکانیکی کار را بیشتر اهمیت داده اند
.
یعنی حجم پردازش بالا و پر تعداد را به رایانه
سپرده ولی برنامه و ایده ای برای عادات و رفتارهای سازمانی کارکنان و نحوه تعامل
آن ها با سیستم و با یکدیگر نداشته اند
.
چنین طرح ریزی کرده اند که تا مرحله پرینت تراز
آزمایشی به صورت رایانه ای ، و کنترل های پس از آن و تبادل اطلاعات ، رفع مغایرات ،
تصمیم گیری ها ، پیگیری امور معوق و ... همه با همان روش ها و شیوه های قبلی انجام
پذیرد .
بنابراین هنگام مراجعه به سیستم حسابداریِ ...
جامعِ یکپارچهِ شبکه ای ، تحت نتِ ، هوشمندِ ، کارآمدِ ، چند ده ، یا
چند صد میلیون تومانی مان ! ، با جزیره ای دور افتاده از همه جا که ارتباط اش با
پس و پیش و چپ و راست و بالا و پایین ! قطع می باشد روبرو می گردیم که همچون
"وصله" ای ناچسب و ناهمرنگ بر محیط سازمانی "پینه" شده است ،
... الصاق گردیده ، "سرهم بندی" شده است !
.
بدین خاطر خبری نداریم از اینکه :
در مکاتبات اداری با مراکز قضایی به مبلغ طلب
سوخت شده اشاره شده است (به سوابق اداری رخداد مالی دسترسی نداریم ) .
در حین حسابرسی به یکی دو مورد از حساب ها رفرنس
داده شده است (فیدبک و بازخوردی از ثبت های حسابداری به ما نمی رسد ) .
زیرا آن فعالیت ها (پیشین و پسین) به صورت دستی و
مجزا و جداگانه از فعالیت های حسابداری دیده شده و طبیعتاً برنامه نویس و طراح
سیستم نیز آن فرآیند ها را در چرخه کاریِ دردستِ طراحی و تهیه ، ندیده و الگوریتم
و گردش فرم های اش نیز مورد غفلت قرار گرفته است
.
به تازگی به این نتیجه رسیده ام که سیستم های یکپارچه (سال
ها دنبال یکپارچه شدن بودیم ! ) را بایستی تکه تکه کنیم !
.
یعنی به گونه ای که : کاربر ، به طور عادی ، در میان انجام کارهای روزمره اش بتواند کار واحد مورد نظراش را با همان تکه ( ماژول) سیستم ( نرم افزار) انجام
دهد و سپس به سایر کارهای معمول و عادی اش بپردازد
.
در حال حاضر حسابدار یا کاربر فرضی ما ، مثلاً پس از صدور
چک در وجه شخص مورد نظر اش نمی تواند به صورت عادی و روتین سند آن را نیز در
رایانه ( نرم افزار یکپارچه مالی : سیستم اسناد پرداختنی یا خزانه داری ) ثبت
نموده و سپس بر حسب معمول فعالیت بعدی اش را به انجام برساند
.
بلکه بایستی یکایک اسناد و برگه های صادر شده را
در پوشه ای ، کشو میز ، زونکن ، کارت تابل یا جای دیگری نگاهداری نماید و در فرصت
مناسب یکباره همه آن ها را در نرم افزارِ یکپارچه ثبت نماید
.
این وضعیت ناشی از پراکندگی و چیدمان غیر واقعی
ابزارهای ثبت اسناد حسابداری در بسته و پکیجی به نام "نرم افزارِ جامعِ
یکپارچه " می باشد
.
به عبارت دیگر : به جای این که روال عادی کار اش
به هم بخورد بایستی بتواند آن جایی که لازم است و موقعیت کار و توالی و پیوستگی
فعالیت ها اقتضا می کند به تک تک این زیر سیستم ها ( ماژول ها دسترسی داشته باشد )
، نه اینکه ناگزیر بخاطر وارد کردن یک سند یا انجام فلان پردازش حسابداری وارد
سیستم سنگین و حجیمی شود
.
همه این نشانه ها و موقعیت های ناهنجار (یا فاقد
بهینه گی ) که در محیط های سازمانی و اداری مالی با آن روبرو هستیم ناشی از وصله
پینه کردن ، کاربست گزینشی ابزار ها ، غلبه ذهنیت مکانیکی در پیاده کردن و استقرار
سیستم های رایانه ای بوده است
.
راه حل زیربنایی :
به کار گیری کامل و کامل کردن چرخه کار رایانه ای
است ، اگر پردازش رکوردها و استخراج آن ها با رایانه صورت می گیرد ، رسیدگی ،
کنترل ، انعکاس نتیجه رسیدگی ، تعاملات پیرامونی ، تبادل اطلاعات پیرامون آن نیز
با استفاده از سازوکارهایی که به خودی خود و به طور طبیعی در کنار سایر ابزارها
ایجاد شده بایستی صورت پذیرد ، هر چند گزینشی عمل کردن تصمیم گیران باعث مهجور ماندن
آن ها شده است .
به سهم خودمان در موسسه سنجش سپاهان :
دیر زمانی است که این سیاست را آغاز نموده ایم هدف مان تکمیل چرخه کار مکانیزه با استفاده از
اتوماسیون و کاربرد آن در اسناد و مدارک حسابداری و نوعی تقسیم کار بین کارکنان
قسمت حسابداری با استفاده از روان سنجی و ترتیب انجام کارها به نوعی که حشو و
زواید و کارهای دست و پا گیر کاهش یابد .
در وهله اول سعی می کنیم با استفاده از نرم
افزارها و سیستم هایی که به صورت رایگان در فضای مجازی یا کاربردی رایانه ای توزیع
گردیده است ، حداقل تا زمانی که قوانین تجارت جهانی هنوز در کشور اعمال نگردیده
باشد ، تحمیل هزینه به موسسات را به حداقل برسانیم .
بکار گیری نوعی روش کنترل پروژه ای در اداره امور
واحد حسابداری شرکت ها و موسسات .
نهادینه ساختن فرهنگ و روش های استفاده از نرم
افزارهای تکمیل کننده چرخه کار حسابداری و ارتباطات درون سازمانی .
ترغیب و راهبری موسسات و شرکت ها به حرکت پیوسته
، مداوم و تدریجی به سمت اتوماسیون اداری
و سازمانی .
احمد
نورمحمدی 26/11/1393
