همه کسانی که قدرت دارند یا سودای آن را دارند مدعی خدمت به مردم هستند ,اما : تفکر, فرهنگ, مذهب و مکانیسمی که زمانی این ملت را به انقیاد و بردگی تازیان , خلفا , مغولان , آدمخواران صفوی , سلاطین جور و ... و یا به انتظار و تحمل بردگی کشانده نمی تواند مایه خدمت رسانی به آنها بشود و نشده است و نمی شود.

مصادیق ارسال اظهارنامه اصلاحی عملکرد مالیاتی

اظهارنامه اصلاحی     :  
تا یک ماه پس از ارسال اظهارنامه عملکرد الکترونیکی مودیان مهلت دارند اظهارنامه اصلاحی خود را در صورت لزوم ارسال نمایند
اظهارنامه اصلاحی ناظر بر مواردی است که مابین  تراز آزمایشی استخراج شده از دفاتر قانونی با  ارقام و مبالغ و اطلاعات درج شده در اظهارنامه مغایرتی وجود داشته باشد , و اگر مثلا سندی جا افتاده باشد  , اصلاحی محسوب نمی گردد بلکه  در دفاتر سال بعد قابل ثبت و اعمال حساب خواهد بود  بنابراین جسارتا  !  عنایت  داشته باشید :
 امکان ارسال اظهارنامه اصلاحی برای هر گونه تغییرات در اظهارنامه ارسالی نمی باشد .
به عنوان مثال تصور کنید در سود(زیان) عملکرد سال مربوط  سود سپرده بانکی را جزو درآمدهای معاف از مالیات آورده اید ولی در هنگام ارسال اظهارنامه الکترونیکی آن را  جزو درآمدهای مشمول مالیات در فرم اظهارنامه وارد نموده اید در نتیجه مبلغ مالیاتی که طبق اظهارنامه بایستی بپردازید با مبلغ مالیاتی که خودتان محاسبه نموده اید مغایرت ایجاد می شود , برای حل این مسئله پیش از سپری شدن یک ماه از تسلیم اظهارنامه الکترونیکی عملکرد سالانه  می توانید نسبت به  ارسال اظهارنامه اصلاحی اقدام نموده و فیش مالیات ابرازی جدید را  پرداخت کنید .
در مجموع  :  هر گاه  بین ترازنامه و سود(زیان) ابرازی ( متکی به دفاتر یا حساب تنظیم شده ) با  اظهارنامه تسلیم شده  ( متکی به همان دفاتر تا آن مقطع ) مغایرتی وجود داشته باشد  می توان  اظهارنامه اصلاحی ارسال نمود .
اما به عنوان مثال چنانچه تفاوت بین اظهارنامه  اصلی با اصلاحی مربوط به مبلغی باشد که  امکان اطلاع از آن رویداد مالی پس از  موعد ارسال اظهارنامه ( 04/31  هر سال )  حاصل شده باشد , در آن صورت  بایستی سند اصلاحی به تاریخ ابتدای سال بعد در  دفاتر ثبت شده و اظهارنامه اصلاحی مورد پذیرش نمی باشد .
در مواردی که دفاتر بروز ثبت می شوند نیز اسناد اصلاحی ثبت شده پس از ارسال اظهارنامه ( مازاد گردش دفتر روزنامه نسبت به اظهارنامه اصلی ) را نمی توان در قالب اظهارنامه اصلاحی ارسال نمود  .

پس از گذشت مهلت یک ماه , و حتی تا زمان دادرسی و رسیدگی مالیاتی نیز می توان اظهارنامه اصلاحی ارائه نمود  , البته دیگر پذیرش آن از عهده مامور تشخیص مالیات رسیدگی کننده خارج می شود و بایستی در هیئت حل اختلاف طرح شده و هیئت آن را بپذیرد .

مسائل ثبت دستی دفاتر قانونی

یکی از مسائل مطرح شده در گروه و با توجه به نزدیکی موعد ارسال اظهارنامه های الکترونیکی بحث اظهارنامه های مالیاتی سالانه , و در پی آن تحریر ( نوشتن ) دفاتر قانونی و تنظیم اسناد آن می باشد : نوشتن دفاتر قانونی هر چند با توجه به استقرار طرح جامع مالیاتی و گزارشات فصلی ارسالی و به تازگی با دسترسی سازمان امور مالیاتی به حسابهای بانکی مودیان و مقرراتی که در زمینه پرداخت وجه معاملات از طریق حسابهای بانکی وضع گردیده است موضوعیت چندانی ندارد , اما به هر حال هنوز به عنوان یک تکلیف قانونی بر عهده مودیان مالیاتی باقی مانده است . یکی از مسائلی که به تازگی در ارتباط با نحوه تحریر دفاتر قانونی بیش از پیش خودنمایی می کند این است که در گذشته نگاهداری حسابها بیشتر به صورت دستی و در دفاتر حسابداری انجام می پذیرفت , اما امروزه تنظیم و نگاهداری حسابها به صورت الکترونیکی و در ساختارهای رایانه ای انجام می پذیرد و لازمه پیشرفت و توسعه نیز همین می باشد , اما آشکار است که دیگر مراحل دفتر نویسی به صورت سنتی چه در محیط های کاری و چه آموزشی چندان جدی گرفته نمی شود و بدین خاطر مسائل جدیدی امکان بروز یافته اند. در زیر به برخی از این پدیده های جدید می پردازیم :

تفاوت در روش های تنظیم دفاتر:

هر چند در آیین نامه و مقررات به ثبت روزانه معاملات در دفتر روزنامه و انتقال آن ها به دفتر کل با اندکی تاخیر تاکید شده بود , اما در عمل (حداقل در بخش خصوصی) چنین امکانی وجود نداشت و ندارد , سازمان تشخیص و رسیدگی دارایی نیز با درک همین امر اقدام به ارسال هیئت های سه نفره برای بررسی دفاتر و امضای آخرین صفحه تحریر شده می نمود , در این صورت اسنادی که هنوز در دفتر ثبت نشده بودند مشمول تاخیر ثبت شده و نانویس بودن دفاتر نیز آشکار می گشت . البته در آن دوران ( تا قبل از استقرار طرح جامع مالیاتی ) دفاتر قانونی و حتی رسیدگی های مالیاتی بیشتر جنبه شکلی و تشریفاتی داشتند اما با توجه به تغییر و تحولات اخیر فضای حاکم بر حرفه حسابداری مالیاتی تا حدودی فنی , تخصصی و ماهیتی تر شده است  .  هر چند در گذشته نیز در بسیاری موارد دست اندرکاران مالی و حسابداری شرکت ها پس از ارسال اظهارنامه ! در صدد تنظیم اسناد و تحریر دفاتر برمی آمدند , اما به لحاظ این که تجربه کار با  روش های دستی و دفتر نویسی سنتی را داشتند امکان مغایرت بین گردش ارائه شده در اظهارنامه با آن چه بعدا در دفاتر ثبت می شد کمتر وجود می داشت .

در بیست سال گذشته تقریبا در بیش از نود درصد شرکت های خصوصی برای تنظیم اسناد و خلاصه کردن آن ها به نوعی که امکان تهیه ترازنامه و متعاقب آن اظهارنامه مالیاتی بر اساس آن فراهم گردد از انواع نرم افزارهای حسابداری مورد استفاده و بیش از همه آن ها از اکسل بهره می گیرند حتی تنظیم دفتر روزنامه و کل قانونی نیز به راحتی با اکسل امکان پذیر می باشد و پس از آن می توان از روی پرینت تنظیم شده دفاتر را رونویسی کرد اما نکته ای که به تازگی در برخی موارد مشاهده شده که مورد غفلت قرار می گیرد نحوه سنتی ثبت دفاتر می باشد به عنوان مثال در هنگام ثبت دستی دفاتر قانونی ابتدا بایستی رکوردهای اسناد در دفتر روزنامه ثبت شده و پس از آن یکایک به دفتر کل منتقل شوند , اما از آن جایی که رایانه و ساختار اکسل به دلخواه کاربر فرمت ها و حساب آرایی های گوناگونی را در اختیار فرد قرار می دهد ممکن است حساب تنظیم شده برای دفتر روزنامه با گزارش تنظیم شده برای ثبت در دفتر کل با یکدیگر متفاوت باشند , به عنوان مثال در یکی از موارد : خلاصه گردش روزانه برای ثبت در دفتر کل تنظیم شده بود در حالی که کلیه رکوردهای بدهکار و بستانکار بدون تلخیص در دفتر روزنامه ثبت شده بود بنابراین هر چند مانده های پایان هر حساب با تراز کل استخراج شده از رایانه مطابقت داشت اما گردش دفتر روزنامه با گردش  مجموع حساب های کل مغایرت داشت .  حال آن که مطابق آیین نامه تحریر دفاتر قانونی عین رکوردهای ثبت شده در دفتر روزنامه بایستی به دفتر کل منتقل گردد و شماره صفحه ای که مبلغ در آن درج می گردد در صفحه دفتر روزنامه درج گردد  . در مواردی که دفاتر با استفاده از روش مکانیزه به صورت ماهانه یک سند ثبت می گردند , باز هم همان آرتیکل های خلاصه و تجمیع شده که در دفتر روزنامه ثبت شده بایستی به دفتر کل منتقل شوند و نه خلاصه آن ها بنابراین اختلاط بین فرمت ها و روش های مکانیزه با دستی ممکن است پیامدهای نامشخصی برای دفاتر قانونی تحریر شده به همراه داشته باشند

توضیحات بخشنامه مهم رفع ابهام در تشخیص مالیات 200/98/24

بخشنامه مهم مالیاتی شماره  200/98/24  تاریخ  98/03/21 در مورد شیوه های رسیدگی و تشخیص مالیات مودیان  :

بند یک بخشنامه ناظر بر اجاره سرقفلی می باشد :

چنانچه مالکِ "سرقفلی محل کسب" ماهانه (یا سالانه) بابت واگذاری حق سرقفلی محل کسب مبلغی را دریافت نماید مانند اجاره خود ملک محل کسب مشمول مالیات بر درآمد اجاره می باشد . 

بند دو : ناظر بر فعالیت های کشاورزی :

کسانی که به فعالیت های کشاورزی معاف از مالیات موضوع ماده 81 قانون اشتغال دارند چنانچه تکالیف خود در زمینه ارائه اظهارنامه عملکرد سالانه را انجام نداده باشند , نیز , کماکان از معافیت مقرر در زمان رسیدگی و تشخیص برخوردار خواهند بود .

بند سه : ناظر بر شرکتهایی که ملزم به ارائه گزارش حسابرسی مالیاتی می باشند :

در صورت عدم ارائه گزارش حسابرسی در موعد مقرر مشمول بیست درصد جریمه به ماخذ درآمد مشمول مالیات آن ها (سود) می باشند و این جریمه به سایر درآمدهای آنان که در قانون نرخ مقطوع برای آن پیش بینی شده است تعلق نخواهد گرفت  .

بند چهار : مودیانی که از معافیت های مقرر برخوردار می باشند :

مودیانی که از مشوق ها و معافیت های مقرر برخوردار می باشند صرفا در صورت عدم ارائه اظهارنامه و دفاتر از این حق محروم می گردند اما در صورت عدم ارائه قسمتی از مدارک درخواستی دچار محرومیت از معافیت نخواهند شد .

بند پنج بخشنامه : در مورد احتساب تخفیفات پرداختی به مشتریان :

در صورتی که درآمد و فروش مربوطه شناسایی شده باشد تخفیف ارائه شده چنانچه به مدارک معتبر متکی باشد از درآمد قابل کسر می باشد , همچنین در مواقعی که تخفیف زیر صورتحساب صادره اعطا می گردد ثبت درآمد به خالص مبلغ فاکتور پس از کسر تخفیف مشمول وضعیت عدم ثبت درآمد نمی باشد . 

بند شش : در خصوص مودیانی که قصد استفاده از معافیت مالیاتی سرمایه گذاری در تولید را دارند :

در قانون جدید از زمان اجرا برای سود ناشی از سرمایه گذاری در تولید معافیت هایی مقرر شده است این بند به چگونگی تعلق آن می پردازد.

بند هفت : در خصوص مودیانی که زیان دیده اند , یعنی زیان ابرازی دارند :

دارایی مدعی است که مالیات بر عملکرد مودیان را از سود آن ها مطالبه می کند اما شیوه های دادرسی مالیاتی به گونه ای است که یا اثبات زیان دیدگی دشوار می باشد یا در صورت اثبات , مستهلک نمی شود یعنی از سود سنوات بعد کسر نمی گردد .

بند هشت : در خصوص عدم اسقاط حقوق مودی نسبت به معافیت مالیاتی قانونی تعلق گرفته در صورت عدم مطالبه آن به دلایلی :

استحقاق برخورداری از معافیت های مالیاتی یا استهلاک زیان سنواتی و مانند آن ها , به عنوان نمونه در برخی رسیدگی ها عدم تفکیک درآمدهای مشمول از غیر مشمول در اظهارنامه مودی باعث نادیده گرفتن معافیت مقرر در قانون توسط رسیدگی کننده شده است .

http://s5.picofile.com/file/8363433400/New_Doc_88.pdf.html

رسیدگی و رفع مغایرات اطلاعات ارسالی طرف مقابل در معاملات فصلی

از اوایل سال جاری اعلام شد که دسترسی مودیان به گزارشات فصلی ارسال شده توسط طرف مقابل معامله برای آن ها فراهم شده است .

البته پیش تر نیز امکان تا حدودی فراهم بود , البته به دلیل به روز نبودن اطلاعات مندرج در آن چندان مورد استفاده قرار نمی گرفت .

یعنی این که معمولا اطلاعات زمانی در دسترس قرار می گرفت که رسیدگی مالیاتی مودی پایان یافته بود و دیگر مراجعه به آن چندان لزومی نداشت .

اما در حال حاضر به خاطر بروز بودن اطلاعات , این ماژول سامانه فصلی ارزش کاربردی یافته است .

به همین دلیل فقر آنالیز سیستم در طراحی گزارشات بیش از پیش نمایان تر گشته است :

همان گونه که در تصویر زیر ملاحظه می فرمایید :

نام , شناسه ملی و کد اقتصادی و آدرس طرف اصلی , یعنی همان طرفی که کاربر آن با استفاده از نام کاربری و رمز عبور دریافتی از سازمان امور مالیاتی وارد سیستم شده است (و این اطلاعات برایش محرز می باشد ) در ستون های چهارم تا هفتم گزارش در صفحه پیش روی کاربر  نمایش داده می شود , اما کاربر یاد شده برای مشاهده اطلاعاتی که  به دنبال آن می باشد یعنی اطلاعات مرتبط با  طرف مقابل , یعنی آن طرفی که برای وی ناشناس می باشد , بایستی صفحه را اسکرول کند و پس از آن هم صرفا نام و آدرس طرف مقابل را می توان مشاهده نماید و کد اقتصادی و شناسه ملی طرف مقابل در این گزارش پیش بینی و درج نگردیده است .

حال آن که   شناسه ملی و کد اقتصادی طرف مقابل نیز در این بانک اطلاعاتی موجود می باشد . و اطلاع از شناسه ملی و کد اقتصادی , نام و آدرس خود مودی برای وی در هنگام  رسیدگی و رفع مغایرات فیمابین ارزش اطلاعاتی ندارد .

بدین ترتیب مودی یا کاربری که از جانب وی با نرم افزار کار می کند :  برای مشاهده مستقیم اطلاعاتی هر رکورد ( که به همان دلیل به سامانه مراجعه نموده است ) ناگزیر می باشد با ماوس روی هر رکورد اسکرول کند تا بتواند اطلاعات مربوط به طرف مقابل را مشاهده نماید و این امر با بهره وری و راندمان نیروی کار در تضاد می باشد :

بنابراین همان گونه که مشاهده می گردد فقر آنالیز سیستم و طراحی و برنامه ریزی برای راهبری و استقرار سیستم در این ماژول و البته سایر ماژول های سازمان امور مالیاتی به وضوح آشکار می باشد . 

چرخه معیوب پایان سال

سیکل معیوب پایان سال

واقعا تعجب می کنم وقتی می بینم برخی شرکت ها هر ساله در پایان سال یا ابتدای سال بعد بهای تمام شده شان را استخراج می کنند و یا آن هایی که مطابق قانون ملزم به ارائه گزارش حسابرسی مالیاتی می باشند حسابرسی می شوند ,

اما  گردش کار مالی و نرم افزارهای حسابداری شان همان نواقص سال گذشته را تا پایان سال بعدی حفظ می کنند و در پایان سال بعد دوباره همین چرخه معیوب  تکرار می شود .

در  طی مراحلی که برای استخراج گزارشات بهای تمام شده , تنظیم صورت های مالی , ارائه اطلاعات مورد نیاز برای حسابرسی و ...  صورت می پذیرد  همه اطلاعات و شناختی  که  برای اصلاح سیستم و روش انجام کارها مورد نیاز است به دست می آید , اما این سرمایه حاصل شده برای اصلاح روش های انجام کار دستی و مکانیزه مورد بهره برداری قرار نمی گیرد و در سال بعد دوباره همان روش های پیشین تداوم می یابد و این چرخه معیوب سالیان سال به درازا می کشد .

این سناریو را در یادداشت   وضعیت آچمز نیز نمایش داده ام .

انحصار منشاء حق در جامعه

دیاگرام زیر انحصار منشاء حق در روابط یکطرفه اجتماعی معمول در روزگار ما را نشان می دهد :

رویکرد نوین بازرگانان (صاحبان ثروت)

همان گونه که در تصویر زیر مشاهده می کنیم :

رویکرد جدید بازرگانی کشور :
- فناوری
- جوان گرایی
- و آموزش می باشد .




اما مگر در گذشته , پیش تر  , این رویکرد چه بوده است ! ؟
مگر صاحبان سرمایه و کسب و کار تا کنون چه رویکردی داشته اند ! ؟


همان گونه که در تصویر زیر مشاهده می کنیم و با مراجعه به این اماکن نیز بخوبی آشکار است این رویکرد مبتنی بر :

- عزاداری
- حوزه علمیه
- تظاهر به دینداری 
- ...      
بوده است :

اما , چرا  ؟
کار کرد این رویکرد برای بازار و بازارگانان چه بوده است ؟

به باور بنده دلایل زیر می توانند جزو دلایل خودآگاه یا حتی شاید ناخودآگاه این رویکرد قرار گیرند : 

در فرهنگ ما  شادی نشانه خوشبختی است , و صاحبان ثروت تمایلی به نمایش رفاه و خوشبختی به اکثریت پابرهنه نداشته اند بنابراین پشت دیوار عزاداری و سوگواری موضع گرفته اند . 
 تا پیش از انقلاب صنعتی و تکنولوژیک عمده تولید جامعه محصولات دامی و کشاورزی بوده , که با توجه به محدودیت و ناکافی بودن منابع آب و زمین حاصلخیز و بارور , ناچار همواره قسمتی از جمعیت بایستی گرسنگی را تحمل کنند , صاحبان کسب و کار و ثروت تمایلی به مشاهده رقیب در عرصه تجارت نداشته اند , بنابراین با تعمیق فرهنگ حواله برآورده شدن نیازها به آخرت و زمان ظهور و ترویج فرهنگ تسلیم , صبر و رضا و حتی تقدیس فقر و درویشی و زهد و گوشه گیری ( حتی تحت عنوان عرفان و شناخت ! ) سعی داشته اند سایر آحاد جامعه را از وارد شدن در گردونه رقابت بر حذر دارند . 
عمری دگر بباید بعد از وفات ما را       ,   کاین عمر همه بسر شد اندر امیدواری !؟  . (سعدی )  
نقد بازار جهان بنگر و آزار جهان           ,    گر شما را  نه بس , این سود و زیان ما را بس ! ؟ (حافظ) .
کارکرد مجالس مذهبی علاوه بر شناسایی افراد , تحمیل یک فرهنگ یکسان و متحدالشکل به آن ها بوده است . 
حوزه علمیه علاوه بر تامین مبلغ لازم برای ترویج امتناع تفکر , امر قضاوت و حل مسائل تجاری  ضمن حفظ زبان حقوقی در انحصار بازار را نیز به عهده داشته است . 
بدین ترتیب سایر اقشار جامعه اساسا نمی توانسته اند ادعایی حقوقی بر علیه روابط تجاری و اجتماعی نابرابر و ناعادلانه طرح نمایند .
زبان مذهبی و دینی زبان سکون و ایستایی است و پیشرفت اجتماعی را متوقف می سازد , بدین دلیل هزاران سال بر این سرزمین ها می گذرد بدون این که روش ها و شیوه های تولید و میزان تولید ثروت افزایشی یا بهبودی یابند .

کاربست تئوری انتخاب در مدیریت نیروی انسانی : مدیریت بدون زور و اجبار

آیا  کاربردی ساختن آن در کشور ما و در این شرایط ممکن است  ؟
مدیریت راهبرانه

کاربست تئوری انتخاب در مدیریت نیروی انسانی  : 
مدیریت بدون زور و اجبار
  دکتر ویلیام گلسر
ترجمه دکتر علی صاحبی













صفحه 37 کتاب :


مقایسه ویژگی های مدیریت راهبرانه با مدیریت رئیس مآبانه در کتاب  :
در مورد مخاطب اصلی کتاب می گوید :

پنج شرط اساسی که مدیران بایستی رعایت کنند تا شرایطی بوجود آید که کارکنان بتوانند کار با کیفیت بالا عرضه نمایند :

مدیران راهبر می‌دانند، برای اینکه کارکنانشان بتوانند کار باکیفیت بالا را ارائه کنند پنج شرط اساسی وجود دارد که باید آن را در کار خود لحاظ کنند. درواقع برای اداره‌ی کارکنان ضرورتی ندارد که مدیران، هر پنج شرط را در ذهن داشته باشند. اگر مدیر راهبر چهار شرط اولیه را به کار ببندد، شرط پنجم خودبه‌خود عملی خواهد شد. اساس تمام این پنج شرط تئوری انتخاب است و همان‌طور که خواهید دید به‌هیچ‌وجه پیچیده نیستند. ممکن است با آن‌ها موافق نباشید ولی در فهم‌شان هیچ مشکلی نخواهید داشت.

فراهم کردن محیط کار صمیمی و حمایتگر. کارکنان باید بتوانند به مدیران اعتماد کنند

کارکنان بایستی باور کنند که مدیران به رفاه آنان اهمیت می‌دهند. کارکنان می‌خواهند مطمئن باشند امنیت شغلی دارند، خطری آن‌ها را تهدید نمی‌کند و شرکت یا اداره از آن‌ها مراقبت و با آن‌ها به‌خوبی رفتار می‌کند و نه‌تنها دستمزد مناسبی به آنان می‌دهد بلکه آنان را در سودی که حاصل تلاش‌های سازنده آن‌هاست، سهیم می‌کند. بالاتر از همه مدیران نباید کارکنان را با تهدید به تنبیه یا وعده‌ی پاداش‌هایی که ورای پرداخت معمول هستند، تحت‌فشار قرار دهند. تا زمانی که در محیط کار فشار و اجبار وجود داشته باشد و بین کارکنان و مدیران یا در بین کارکنان، خصومت و دشمنی وجود داشته باشد، نمی‌توان به کیفیت بالا دست‌یافت. پاداش‌هایی که به همه کارکنان تعلق نگیرد باعث بروز چنددستگی بین آنان می‌شود و دشمنی و خصومتی ایجاد می‌کند که دستیابی به کیفیت مطلوب را به‌شدت به مخاطره می‌اندازد.

مدیران بایستی نهایت کوشش خود را بکنند تا همکاری و دوستی را بین مدیران و کارکنان و همچنین در بین خود کارکنان تبلیغ کنند و تحکیم بخشند. هر مشکلی که در رابطه با کار پیش می‌آید، باید به‌منظور دریافت راه‌حل‌های پیشنهادی با کارکنان مطرح شود و این کار نبایستی صرفا جنبه نمایشی داشته باشد؛ بلکه باید به شکلی صورت گیرد که کارکنان بدانند اگر پیشنهادی ارائه می‌کنند،‌ با جدیت به آن توجه می‌شود. اگر پیشنهاد خوبی توسط کارکنان ارائه می‌شود ولی پذیرفته نشود، مدیر باید تلاش کند علت آن را توضیح دهد. کارکنانی که چنین رفتاری با آنان می‌شود خیلی بیش ازآنچه مدیران انتظار دارند مفید و مؤثر خواهند بود. در محیط‌های تحت مدیریت رئیس‌مابانه، همکاری و ارتباط درست مدیران با کارکنان و کارکنان با یکدیگر، در نظر گرفته نمی‌شود و این نوع روابط اغلب با مشکلات فراوانی روبه‌رو است.

ازآنجایی‌که توجه به کیفیت همیشه سودمند است؛ مدیران می‌بایست کارکنان را تشویق کنند در جهت سودمندی کارشان بکوشند

مدیران هرگز نباید از کارکنان بخواهند چیزی را که سودمند نیست انجام دهند و همچنین نباید انتظار داشته باشند که سودمندی آنچه از کارکنان خواسته می‌شود، به‌سرعت خود را نشان دهد. به‌هرحال، این وظیفه مدیر است تا کار را به‌گونه‌ای توضیح دهد که کارکنان بتوانند سودمندی آن را در زمان معقولی ببینند. یک مدیر راهبر هرگز نمی‌گوید «وقت مرا با این سوالات نگیر، هر کاری گفتم انجام بده». یک مدیر راهبر کارکنانش را تشویق می‌کند تا در مورد سودمندی کاری که انجام می‌دهند سؤال کنند و نظرشان را در خصوص پیشرفت در کار ارائه دهند. وقتی از کارکنان انجام چیزی را بخواهیم که ازنظر آن‌ها سودمند نیست یا به نظراتشان در مورد بهبود کار توجه نکنیم، کیفیت، به‌شدت آسیب می‌بیند.

از کارکنان خواسته می‌شود بهترین کاری را که از دستشان برمی‌آید انجام دهند

کیفیت بالا، نتیجه‌ی بهترین تلاش‌های کارکنان و مدیران است و اگر شرایط قبلی محقق باشند، بیشتر کارکنان بسیار مایل خواهند بود نهایت سعی خود را برای ارائه کار کیفی بکنند. بنابراین، همان‌طور که توضیح داده‌ام، این مرحله تقریبا تکراری است. آنچه انجام آن را تضمین می‌کند عمل کردن به‌شرط بعدی یا شرط چهارم است.

از زمانی که کارکنان استخدام می‌شوند، مدیران راهبر در ارزیابی دائمی کارشان، به آنان کمک می‌کنند، سپس بر اساس همین ارزیابی شخصی (خودارزیابی)، مدیران راهبر آنان را تشویق می‌کنند که کیفیت کارشان را بالا ببرند

برای روسا این شرط، دشوارترین بخش اجرایی است. روسا به‌قدری به تعیین معیارها و ارزیابی پیشرفت کارکنان بر اساس آن معیارها خو گرفته‌اند که درخواست چنین تغییری از آنان خواسته‌ی بسیار بزرگی است. ولی باید بدانیم که کار باکیفیت کارکنان هرگز نتیجه ارزیابی دیگران نیست، بلکه به‌واسطه ارزیابی شخصی یا خودارزیابی و پیشرفت مداوم است که کار کیفی تولید می‌شود. نظریه‌ی سنتی «بازرس بازرسی می‌کند، سپس کار را تایید یا رد می‌نماید»، ایستا و غیرپویا است و کارکنان را در این روند دخالت نمی‌دهد. این نوع بازرسی می‌تواند به کار قابل‌قبول و حتی کار خوب بیانجامد، ولی کیفیت مطلوبی نمی‌آفریند. کارکنانی که بدین‌گونه با آنان رفتار می‌شود،‌ به‌ندرت با تمام ظرفیت و توانایی خود کار می‌کنند.

این نظریه که کیفیت با استانداردها و معیارها هم‌سویی دارد، فقط در صورتی صحیح است که کارکنان، خودشان در تعیین این معیارها نقش مؤثر داشته باشند و همچنین تشویق شوند معیارها را ثابت و دائمی تلقی نکنند تا امکان ارتقا و بهبودشان وجود داشته باشد. یگانه دلیل موجه برای متوقف کردن و بهبود بخشیدن دائمی به کیفیت کالا، این است که تلاش در جهتی خاص، دیگر مؤثر و سودمند نباشد. البته مدیران نباید به‌سرعت به این نتیجه برسند که بهبودی کالا و خدمات در سودآوری مؤثر نیست. زیرا ازنقطه‌نظر بالا، جایگاه کالا و خدمات شرکت در سهم بازار می‌تواند بسیار سودمند باشد. کیفیت، کلید به دست آوردن سهم بازار و سهم بازار کلید رسیدن به موفقیت بلندمدت است.

رهایی از بازرسی و بازرسان در یک موسسه و فراهم کردن شرایطی برای کارکنان برای ارزیابی کار خودشان (با کمی آموزش و یادگیری از یکدیگر)، باعث صرفه‌جویی زیادی در هزینه می‌شود. ازآنجاکه این کار بهبودی مداوم را تضمین می‌کند، تقریبا تنها راه رسیدن به کیفیت بالا همین مسیر است. زمانی که قرار است کارکنان و کارشان توسط دیگران و از بیرون ارزیابی شود، آن‌ها بخشی از وقت و انرژی خود را صرف این می‌کنند که به ارزیابی ارزیاب‌ها بپردازند تا دریابند چگونه می‌توان با انجام حداقل کار، مورد تایید آنان قرار گرفت. درحالی‌که این هدر رفتن انرژی و اتلاف وقت را می‌توانند صرف ارزیابی و پیشرفت کار خودشان کنند.

کار باکیفیت برتر، همواره احساسات خوب را به همراه می‌آورد

این یک شرط غیر اجرایی است. یعنی وقتی یک مدیر راهبر چهار شرط اول را در روش‌های مدیریتی خویش به کار می‌گیرد، برای تحقق شرط پنجم به انجام کاری نیاز ندارد. وقتی کارکنان، کیفیت کار را بالا می‌برند، هم آنان و هم مدیران احساسات خوب و مثبتی را تجربه خواهند کرد.

وجود احساسات خوب برای کارکنان، انگیزه‌ای می‌شوند تا آن را دوباره تجربه کنند و انجام کار باکیفیت بالاتر را ادامه دهند. وقتی کیفیت و ارائه کار کیفی به‌صورت قاعده درمی‌آید، مدیران نیز احساسات خیلی خوبی خواهند داشت و انگیزه‌مند خواهند بود تا شرایط موردنیاز کیفیت و کار کیفی را در مجموعه خود فراهم کنند.

حال پرسش اساسی این است : آیا در فضای کاری و مدیریتی غالب در جامعه ما  کاربست این تئوری امکان پذیر می باشد ؟ , چگونه  ؟   .

منابع :   
کتاب    مدیریت بدون زور و اجبار  ,    دکتر ویلیام گلسر  ,  ترجمه دکتر علی صاحبی
سایت مدیر سبز 
  .

اتوماتیک سازی ارسال معاملات فصلی

اتوماتیک سازی ارسال معاملات فصلی

امروزه ارسال معاملات فصلی یکی از مسائل حاد شرکت هاست .
تا کنون  چندین بار ساختار دریافت معاملات و نرم افزار آن تغییر یافته ولی هنوز ارسال معاملات با تفصیل درخواستی سازمان امور مالیاتی فرآیندی است که معمولا به دشواری انجام می پذیرد , و البته هر بار ارتقای نرم افزار سامانه به الزام کاربران به ارسال معاملات با جزئیات بیشتر و دقیق تر  انجامیده است  .
همان گونه که در یادداشت     افزایش بازدهی و بهره وری در سازمان اداری مالی شرکت ها      در بند "اتوماتیک سازی ثبت رکوردها"   عنوان نموده ام بسیاری از فعالیت های مالی قابلیت خودکار سازی دارند .
یکی از روشهای اتوماتیک و خودکار سازی ارسال معاملات استفاده از نرم افزار آفلاین معاملات فصلی به عنوان واسطه ای برای دریافت ریز رکوردهای معاملات خرید و فروش و ...  و سپس ارسال یکباره آن به سامانه آنلاین معاملات فصلی می باشد .
در تصاویر زیر چگونگی انجام آن به صورت دستی نمایش داده شده است که می تواند به عنوان راهنمایی برای تهیه روتین نرم افزاری برای ساختن رابط کاربری لازم  برای ارسال اطلاعات یا جای دادن این روتین در نرم افزارهای مالی مورد استفاده واقع شود .
با نصب نرم افزار غیر بر خط ( آفلاین) معاملات فصلی , اطلاعات معاملات فصلی مانند  خرید , فروش , و ... را از نرم افزار مورد استفاده به اکسل ارسال نمود :
سپس اطلاعات معاملات با هر فرمتی که باشد بایستی به فرمت فایل اکسس  TTMS  مورد استفاده در نرم افزار آفلاین تغییر یابد :
تبدیل ساختار به صورت دستی به شکل زیر می باشد :
خوشبختانه نرم افزار غیر برخط هنگام شناسایی فایل اکسس اشکالات ساختاری آن را شناسایی کرده و پیام خطا نمایش می دهد :
سپس با مراجعه به فایل اکسس می توان در پنجره دیزاین محیط اکسس تغییرات ساختاری مورد نیاز را ایجاد نمود :
و پس از آن دوباره نرم افزار را اجرا نمود تا زمانی که اشکالات فرمت اطلاعات برطرف شود .
پس از قبول ساختار اطلاعات نوبت به کنترل و بررسی ماهیت اطلاعات ارسالی توسط نرم افزار غیر برخط می رسد .
این گونه اشکالات نیز توسط نرم افزار نمایش داده می شود و کاربر می تواند درون همان نرم افزار این اشکالات را برطرف نماید :

و در پایان :  ارسال معاملات به سامانه آنلاین و مراجعه به سامانه  و تایید نهایی ارسال صورت معاملات فصلی و دریافت کد رهگیری .
ظاهرا  , در برخی نرم افزار های مالی   چنین قابلیتی گنجانده شده است .
اما تصور کنید کاربرد چنین روشی در شرکت هایی که تعداد رکوردهای معاملات در هر فصل ,  گاه , ممکن است افزون از صدها و هزاران رکورد باشد و به دلیل شرایط حاکم بر کسب و کار  یا دلایل دیگر امکان خرید نرم افزارهای پیشرفته تر در حال حاضر وجود ندارد , تا چه اندازه می تواند کارساز باشد .

راهکارهای موسسه سنجش سپاهان برای واحدهای تولیدی

دوستان عزیز : 

چون در این شرایط امکان بالا آوردن تعداد زیاد عکس در یک پست میسر نیست , یا حداقل از سخت افزار و بستر مورد استفاده بنده شدنی نیست , بنابراین لینک فایل قابل دانلود را برای تان می گذارم . 

در وبلاگ های فیلتر نشده می توانید متن پست در بلاگرهای فیلتر نشده در دسترس می باشد . 

از اینجا دانلود کنید :  راهکارهای موسسه سنجش سپاهان برای واحدهای تولیدی 

.

افزایش بازدهی و بهره وری در سازمان اداری مالی شرکت ها

افزایش بازدهی و بهره وری در سازمان اداری مالی شرکت ها :

مدیران مالی , اداری مالی و یا سرپرستان حسابداری شرکت ها چگونه می توانند  در شرکت ها و صنایع بخش خصوصی ,  که امروزه جای جای شهرک های صنعتی و یا خارج از آن  ( به استثنای صنایع مادر و دولتی ) حضور داشته و معمولا نیز از ابزارها و راهکارهای مشابهی استفاده می کنند , بهره وری و راندمان را افزایش دهند ؟.

کاربرد  فرایند نگارها :

استفاده از فرآیند نگارها برای مستند سازی وظایف و فعالیت ها برای تسجم ذهنی و درک ارتباط بین قسمت ها مانند تصویر زیر  : 

در برخی شرکت ها ممکن است , سازمان , بودجه و امکانات لازم برای تهیه و تدوین فرآیندها و گردش کار موجود نباشد , یا کارکنان از روی ملاحظاتی در ارائه اطلاعات گردش کار همکاری مناسب نداشته باشند , در این صورت می توان فرآیندها و وظایف را از روی نتایج آن ها که در نرم افزارها و فرم ها و گزارشات نرم افزارهای مستقر منعکس می باشد ردیابی نمود .

وقتی وظایفی که بایستی انجام  شود از حالت دستوراتی که یک فرد ( مسئول قسمت ) بسته به میل خودش بایستی صادر کند به وضعیتی که ابتدا تا انتهای آن مشخص می باشد و در دسترس همگان قرار دارد و هر یک از کارکنانی که در این فرآیند درگیر می باشند می توانند در مورد آن ابراز نظر کرده و حتی آن را بهبود ببخشند , تبدیل گردد ؛ هم باعث احساس "تعلق" و "همکاری" بیشتر گردیده و هم ناگزیر به مرور بهبود می یابد .

 روان سنجی فعالیت ها  :

برخی فعالیت ها به تدریج و بدون ملاحظه چگونگی انجام آن  به افراد سپرده شده است , عوامل بسیاری در این ارجاع وظایف نقش داشته اند :

 گاهی برخی افراد صرفا یک وظیفه خاص را انجام می دهند , ممکن است حسابداری از ابتدا فقط برای اداره سیستم حقوق دستمزد , یا ثبت فروش , اسناد خرید , تنخواه  , ...  استخدام شده باشد ؛ در این صورت صرفا وظایف مرتبط با آن فرآیند را بدون ملاحظه این که انجام یکایک این وظایف پشت سر هم  ممکن است انرژی روانی فرد را تحلیل ببرد انجام خواهند داد .

این پیشامد در ارتباط با  کارکنانی که وظایف گوناگون به آنان سپرده می شود بیشتر احتمال دارد , تصور کنید حسابداری در حال ثبت تنخواه می باشد و در همان روز ثبت اسناد بانکی نیز به او محول گردد  مدت زمانی که طول می کشد تا وی از وظیفه قبلی به وظیفه جدید سویچ کند :

شماره حساب های بانکی را بیاد بیاورد , موقعیت دسته چک ها را پیدا کند , طرف حساب ها را بخاطر بیاورد ,

کلید های میانبرفرم های خزانه داری ( دریافت – پرداخت ) را بخاطر آورده و استفاده از آن ها برایش روتین گردد , 

مقررات و ضوابط شرکت برای صدور چک و پرداخت یا دریافت را بازشناسی نماید , و ...  ,

چه مدت از فرصت کاری مفید روزانه  صرف می گردد و انرژی روانی و آمادگی جسمی و روحی فرد برای انجام کار را تحلیل می برد ؟ .

حذف فعالیت های تکراری و غیر ضروری :

برخی فعالیت ها به گونه ای غیر ضروری تکرار می گردند , مانند لیست برداری هایی که در هر قسمت در گردش کار صورت می گیرد و نیز ثبت مجدد رکوردهایی (data entry)  که مشابه آن در سیستم ثبت شده است یا در ساختار یا دستگاه دیگری موجود می باشد .

برای درک بهتر رکوردهایی که مشابه آن در همان سیستم و دستگاه ثبت شده است به تصویر زیر که نمایانگر رکوردهایی است که پس از درخواست مثلا  " یکصد عدد خط کش از انبار" , به صورت دستی  یا ماشینی  و بسته به روش کار در برخی شرکت ها  " هم دستی و هم ماشینی " ثبت می گردند ملاحظه بفرمایید : 

یا مشابه  تصویر زیر :

 

اتوماتیک سازی ثبت رکوردها  : 

حتی الامکان کلیه اطلاعات بایستی توسط " فرد انجام دهنده وظیفه " در سیستم جاری گردد و سایر عملیات ثبت و ضبط و کنترل و گزارشگری با بهره گیری از این رکوردهای ثبت شده و اصلاح یا تغییر محتوا و فرمت آن ها انجام پذیرد , در تصویر زیر رکوردهای تراکنش های بانکی پیامکی را مشاهده می کنیم که از انواع سامانه ها , سخت افزارها و ساختارها , عینا , با شناسایی و تجزیه و تحلیل و شناسایی سرفصل و طرف معامله به صورت اتوماتیک قابل انتقال به انواع فرم ها و نهایتا فایل اسناد حسابداری می باشند : 

در بسیاری موارد دیگر , نیز , می توان از سیستم های فرعی و جانبی موجود رکوردهای اداری مالی و حسابداری را بازیافت نمود و موجبات ثبت آن ها به عنوان رکورد سند را فراهم کرد . 

همین الگو در سیستم حقوق دستمزد و دستگاه های کارت ساعت زن و نرم افزار مخصوص آن ها می توان مشاهده نمود , به گونه ای که روزانه یا ماهانه رکوردهای کارکرد پرسنل را به رایانه منتقل کرده و سپس خلاصه شده و تبدیل به کارکرد یک فرد در یک دوره زمانی خاص می گردد . 

یا در مورد تراکنش های بانکی , مانند تصاویر زیر : 

 

در شرایطی که تعداد دریافت پرداخت ها , اتوماتیک کردن ثبت آن ها را مقرون به صرفه نماید می توان سازوکار تبدیل آن ها به رکورد حسابداری را فراهم ساخت : 

حفظ یکپارچگی و جامعیت ساختار اطلاعات :

بر مبنای مشاهدات عینی , در بسیاری از شرکت ها برای انجام یافتن سریع تر و ساده تر فعالیت های ثبت و ضبط یا گزارشگری , بجای استفاده از سیستم استقرار یافته , از صفحه گسترده ها ( بیشتر اکسل و فرم نگار های تحت وب ) و یا فرم های دیگر بهره می جویند .

در حالی که اساسا  ممکن است اطلاعات  ثبت شده در بانک های اطلاعاتی گوناگون در آینده برای مقاصد کنترلی , گزارشگری , حسابرسی , تجزیه و تحلیل اطلاعات قابل استفاده نباشد , یا زمان و هزینه انجام این قبیل فعالیت ها را افزایش دهد .

این آسیب , شاید بیشتر به این دلیل رخ می دهد که مدیران اجرایی , "هر چه زودتر انجام شدن وظایف جاری" را  بدون توجه به این که این تعجیل و تسریع روی انجام وظایف سایر قسمت ها یا وظایف همان قسمت در آینده چه تاثیری خواهد گذاشت مطالبه می نمایند .

 بدین خاطر , دست اندرکاران مالی و حسابداری بایستی متوجه باشند که انجام برخی وظایف مانند : تهیه لیست حقوق و دستمزد , ثبت فاکتور فروش , تهیه انواع گزارشات و ... , خارج از ساختار نرم افزار های جامع و یکپارچه موجود ممکن است در کوتاه مدت آن ها را زودتر به مقصود رسانده و مدیران را راضی نماید , اما در دراز مدت باعث گسستگی چرخه اطلاعات (دوگانگی یا چند گانگی بانک اطلاعاتی ) و از بین رفتن امکان پیگیری , کنترل فعالیت ها و تهیه گزارشات جامع و چند بخشی می شود .

در واقع فرم هایی که به سهولت طراحی و آماده شده یا صفحاتی که به سرعت ساختار و شکل مورد نظر کاربر را می پذیرند (مانند اکسل و اکسس) , در شرایطی که حجم اطلاعات پایین بوده و عملیات محدود به یک شرایط , دوره , یا موضوع خاص باشد (مانند پروژه های پیمانکاری یا فعالیت های موقتی و فصلی مانند تهیه ترازنامه یا اظهارنامه مالیاتی برای شرکتی که اساسا سیستم حسابداری استقرار یافته ندارد ) و قصد بهره برداری و آنالیز اطلاعات یا رسیدگی و حسابرسی آن در آینده را نداشته باشیم , بهترین گزینه می باشد .

 اما برای موسسات مورد نظر ما بهترین گزینه این است که کلیه اطلاعاتی که به هزینه موسسه تهیه و پردازش می شوند در یک بانک اطلاعاتی واحد ذخیره شده تا در مراحل , دوره یا فرآیند های دیگر به شیوه های گوناگون و با صرف کمترین زمان و هزینه قابل بهره برداری باشند .