افزایش بازدهی و بهره وری در سازمان اداری مالی شرکت ها

افزایش بازدهی و بهره وری در سازمان اداری مالی شرکت ها :

مدیران مالی , اداری مالی و یا سرپرستان حسابداری شرکت ها چگونه می توانند  در شرکت ها و صنایع بخش خصوصی ,  که امروزه جای جای شهرک های صنعتی و یا خارج از آن  ( به استثنای صنایع مادر و دولتی ) حضور داشته و معمولا نیز از ابزارها و راهکارهای مشابهی استفاده می کنند , بهره وری و راندمان را افزایش دهند ؟.

کاربرد  فرایند نگارها :

استفاده از فرآیند نگارها برای مستند سازی وظایف و فعالیت ها برای تسجم ذهنی و درک ارتباط بین قسمت ها مانند تصویر زیر  : 

در برخی شرکت ها ممکن است , سازمان , بودجه و امکانات لازم برای تهیه و تدوین فرآیندها و گردش کار موجود نباشد , یا کارکنان از روی ملاحظاتی در ارائه اطلاعات گردش کار همکاری مناسب نداشته باشند , در این صورت می توان فرآیندها و وظایف را از روی نتایج آن ها که در نرم افزارها و فرم ها و گزارشات نرم افزارهای مستقر منعکس می باشد ردیابی نمود .

وقتی وظایفی که بایستی انجام  شود از حالت دستوراتی که یک فرد ( مسئول قسمت ) بسته به میل خودش بایستی صادر کند به وضعیتی که ابتدا تا انتهای آن مشخص می باشد و در دسترس همگان قرار دارد و هر یک از کارکنانی که در این فرآیند درگیر می باشند می توانند در مورد آن ابراز نظر کرده و حتی آن را بهبود ببخشند , تبدیل گردد ؛ هم باعث احساس "تعلق" و "همکاری" بیشتر گردیده و هم ناگزیر به مرور بهبود می یابد .

 روان سنجی فعالیت ها  :

برخی فعالیت ها به تدریج و بدون ملاحظه چگونگی انجام آن  به افراد سپرده شده است , عوامل بسیاری در این ارجاع وظایف نقش داشته اند :

 گاهی برخی افراد صرفا یک وظیفه خاص را انجام می دهند , ممکن است حسابداری از ابتدا فقط برای اداره سیستم حقوق دستمزد , یا ثبت فروش , اسناد خرید , تنخواه  , ...  استخدام شده باشد ؛ در این صورت صرفا وظایف مرتبط با آن فرآیند را بدون ملاحظه این که انجام یکایک این وظایف پشت سر هم  ممکن است انرژی روانی فرد را تحلیل ببرد انجام خواهند داد .

این پیشامد در ارتباط با  کارکنانی که وظایف گوناگون به آنان سپرده می شود بیشتر احتمال دارد , تصور کنید حسابداری در حال ثبت تنخواه می باشد و در همان روز ثبت اسناد بانکی نیز به او محول گردد  مدت زمانی که طول می کشد تا وی از وظیفه قبلی به وظیفه جدید سویچ کند :

شماره حساب های بانکی را بیاد بیاورد , موقعیت دسته چک ها را پیدا کند , طرف حساب ها را بخاطر بیاورد ,

کلید های میانبرفرم های خزانه داری ( دریافت – پرداخت ) را بخاطر آورده و استفاده از آن ها برایش روتین گردد , 

مقررات و ضوابط شرکت برای صدور چک و پرداخت یا دریافت را بازشناسی نماید , و ...  ,

چه مدت از فرصت کاری مفید روزانه  صرف می گردد و انرژی روانی و آمادگی جسمی و روحی فرد برای انجام کار را تحلیل می برد ؟ .

حذف فعالیت های تکراری و غیر ضروری :

برخی فعالیت ها به گونه ای غیر ضروری تکرار می گردند , مانند لیست برداری هایی که در هر قسمت در گردش کار صورت می گیرد و نیز ثبت مجدد رکوردهایی (data entry)  که مشابه آن در سیستم ثبت شده است یا در ساختار یا دستگاه دیگری موجود می باشد .

برای درک بهتر رکوردهایی که مشابه آن در همان سیستم و دستگاه ثبت شده است به تصویر زیر که نمایانگر رکوردهایی است که پس از درخواست مثلا  " یکصد عدد خط کش از انبار" , به صورت دستی  یا ماشینی  و بسته به روش کار در برخی شرکت ها  " هم دستی و هم ماشینی " ثبت می گردند ملاحظه بفرمایید : 

یا مشابه  تصویر زیر :

 

اتوماتیک سازی ثبت رکوردها  : 

حتی الامکان کلیه اطلاعات بایستی توسط " فرد انجام دهنده وظیفه " در سیستم جاری گردد و سایر عملیات ثبت و ضبط و کنترل و گزارشگری با بهره گیری از این رکوردهای ثبت شده و اصلاح یا تغییر محتوا و فرمت آن ها انجام پذیرد , در تصویر زیر رکوردهای تراکنش های بانکی پیامکی را مشاهده می کنیم که از انواع سامانه ها , سخت افزارها و ساختارها , عینا , با شناسایی و تجزیه و تحلیل و شناسایی سرفصل و طرف معامله به صورت اتوماتیک قابل انتقال به انواع فرم ها و نهایتا فایل اسناد حسابداری می باشند : 

در بسیاری موارد دیگر , نیز , می توان از سیستم های فرعی و جانبی موجود رکوردهای اداری مالی و حسابداری را بازیافت نمود و موجبات ثبت آن ها به عنوان رکورد سند را فراهم کرد . 

همین الگو در سیستم حقوق دستمزد و دستگاه های کارت ساعت زن و نرم افزار مخصوص آن ها می توان مشاهده نمود , به گونه ای که روزانه یا ماهانه رکوردهای کارکرد پرسنل را به رایانه منتقل کرده و سپس خلاصه شده و تبدیل به کارکرد یک فرد در یک دوره زمانی خاص می گردد . 

یا در مورد تراکنش های بانکی , مانند تصاویر زیر : 

 

در شرایطی که تعداد دریافت پرداخت ها , اتوماتیک کردن ثبت آن ها را مقرون به صرفه نماید می توان سازوکار تبدیل آن ها به رکورد حسابداری را فراهم ساخت : 

حفظ یکپارچگی و جامعیت ساختار اطلاعات :

بر مبنای مشاهدات عینی , در بسیاری از شرکت ها برای انجام یافتن سریع تر و ساده تر فعالیت های ثبت و ضبط یا گزارشگری , بجای استفاده از سیستم استقرار یافته , از صفحه گسترده ها ( بیشتر اکسل و فرم نگار های تحت وب ) و یا فرم های دیگر بهره می جویند .

در حالی که اساسا  ممکن است اطلاعات  ثبت شده در بانک های اطلاعاتی گوناگون در آینده برای مقاصد کنترلی , گزارشگری , حسابرسی , تجزیه و تحلیل اطلاعات قابل استفاده نباشد , یا زمان و هزینه انجام این قبیل فعالیت ها را افزایش دهد .

این آسیب , شاید بیشتر به این دلیل رخ می دهد که مدیران اجرایی , "هر چه زودتر انجام شدن وظایف جاری" را  بدون توجه به این که این تعجیل و تسریع روی انجام وظایف سایر قسمت ها یا وظایف همان قسمت در آینده چه تاثیری خواهد گذاشت مطالبه می نمایند .

 بدین خاطر , دست اندرکاران مالی و حسابداری بایستی متوجه باشند که انجام برخی وظایف مانند : تهیه لیست حقوق و دستمزد , ثبت فاکتور فروش , تهیه انواع گزارشات و ... , خارج از ساختار نرم افزار های جامع و یکپارچه موجود ممکن است در کوتاه مدت آن ها را زودتر به مقصود رسانده و مدیران را راضی نماید , اما در دراز مدت باعث گسستگی چرخه اطلاعات (دوگانگی یا چند گانگی بانک اطلاعاتی ) و از بین رفتن امکان پیگیری , کنترل فعالیت ها و تهیه گزارشات جامع و چند بخشی می شود .

در واقع فرم هایی که به سهولت طراحی و آماده شده یا صفحاتی که به سرعت ساختار و شکل مورد نظر کاربر را می پذیرند (مانند اکسل و اکسس) , در شرایطی که حجم اطلاعات پایین بوده و عملیات محدود به یک شرایط , دوره , یا موضوع خاص باشد (مانند پروژه های پیمانکاری یا فعالیت های موقتی و فصلی مانند تهیه ترازنامه یا اظهارنامه مالیاتی برای شرکتی که اساسا سیستم حسابداری استقرار یافته ندارد ) و قصد بهره برداری و آنالیز اطلاعات یا رسیدگی و حسابرسی آن در آینده را نداشته باشیم , بهترین گزینه می باشد .

 اما برای موسسات مورد نظر ما بهترین گزینه این است که کلیه اطلاعاتی که به هزینه موسسه تهیه و پردازش می شوند در یک بانک اطلاعاتی واحد ذخیره شده تا در مراحل , دوره یا فرآیند های دیگر به شیوه های گوناگون و با صرف کمترین زمان و هزینه قابل بهره برداری باشند .