متن مناسبي در مورد سيستم ERP

مطالبي كه معمولا در مورد سيستم ERP در فضاي اينترنتي يا متون موجود در مراكز و سازمان هاي مرتبط وجود دارد ، بيشتر ترجمه بوده يا رسا نيست .

متن زير گزارش پرسش و پاسخي از يك گردهمايي مي باشد ، خواندن آن را به كساني كه تمايل دارند مفهوم و معناي درست اين سيستم را درك كرده و تفاوت آن را با ساير سيستم ها بشناسند سفارش مي كنم : 

پرسش و پاسخ مربوط به موضوع سخنراني جناب آقاي دکتر صفاري
« برنامه راهبردي منابع ERP »
در هشتاد و يکمين گردهمائي انجمن

يک راهبر هوشمند سازماني
اشاره :برنامه ريزي و راهبري منابع سازماني (ERP ) همواره در صدد ارائه راه حل هايي براي يکپارچه سازي جريان اطلاعات و افزايش کارائي منابع موجود در يک سازمان است . بمنظور بررسي و تجزيه و تحليل اين
راه حل گفتگوئي را با ...... انجام داده ايم که از نظرتان مي گذرد .

* - لطفا" بفرمائيد ERP چيست ؟واژه ERP يک مفهوم است که مخفف Enterprise Resource Planing ( برنامه ريزي منابع سازمان ) مي باشد .
در رابطه با سيستمERP تعاريف مختلفي ارائه شده است که بنا به ديدگاه هاي مختلف تعاريف نيز فرق مي کند .
بطور کلي ERP يک مفهومي فراتر از يک نرم افزار ساده ، بلکه يک نظام مديريت سازماني است که تحول در سازمان ايجاد مي کند . در واقع يک نظام نرم افزاري يکپارچه است اما ويژگي مهم آن يکپارچه سازي فرايند ها در کل سازمان است . لذا ERP نقش يک راهبر هوشمند را در سازمان ايفا مي کند . بنحويکه اولا" پرسنل بخش هاي مختلف سازمان بتوانند اطلاعات مورد نياز را از آن استخراج کنند و از روند امور سازمان آگاه شوند . ثانيا" ، مديران ارشد سازمان بتوانند سراسر عمليات سازمان را زير نظر گرفته و در صورت لزوم نقاطي از فرايند را که دچار مشکل شده به سرعت شناسائي کرده و با توجه به ابزارهاي تحليلي هوشمند مشکلات را براي خود حل نمايند .

* - ERP شامل کدام يک از فعاليت هاي سازمان مي شود ؟شامل تمام فعاليت هاي سازمان مي شود . در واقع ERP تمام فعاليت هاي مربوط به ماژول هاي سازمان را دربر مي گيرد . ماژول ها از نظر اطلاعات علاوه براينکه با يک مرکز اطلاعات مرتبط هستند بلکه اين ارتباط به يکديگر نيز وجود دارد . نکته ظريف اينجاست کهERP يک سيستم واحد يکپارچه است ونه چندين سيستم مختلف مرتبط با هم .

* - بين سيستم عملياتي يکپارچه ( Mis ) با سيستم ERP چه تفاوتي وجود دارد ؟سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه سيستم هائي هستند که تحت يک شبکه ارتباطي و در حد تبادل اطلاعات با هم اشتراک اطلاعاتي دارند که گاهي باين سيستم هاي يکپارچه اطلاعاتي در بازارMis نيز اطلاق مي شود که جاي بحث دارد . ولي در سيستم ERP يکپارچگي در سطح فرايندها است . در حاليکه سيستم Mis صرفا" مربوط به پايگاه داده ها است . لذا بهمين دليل است که ما براي بخشي از سازمان ERP نداريم بلکه اين نظام ، يک سيستم واحد براي کل سازمان است

* - آيا در حال حاضر سازمان ها آمادگي لازم براي عبور از Mis و استقرار ERP را دارند ؟ کاملا" بستگي به خواست و تصميم مديران ارشد دارد . يعني اينکه مفهوم واقعي ERP را درک کرده و نسبت به آن باور و اعتقاد داشته باشند . باور اينکه ERP يک طرح تحول سازماني است و نياز است فرآيند مهندسي مجدد در سازمان را طي کند بسيار اهميت دارد . بعد از اين بايد به مسائل فني و اقتصادي اشاره کرد لذا نمي توان بطور روشن تعريف کرد که چند درصد از سازمان هاي ما آمادگي اين فاز گذر را خواهند داشت . زيرا ميزان اين آمادگي درهر سازمان به مسائل خاص آن بستگي دارد و نمي توان مسئله يکي را به ديگران تعميم داد .

* - لطفا" چند ويژگي مهم را در سيستم ERP نام ببريد.عموما" در سيستم ERP چهار اصل حاکم است :
1 – سازماندهي بر اساس هدف است نه بر اساس وظايف .
2 – اطلاعات در سراسر سازمان فقط يک بار ثبت مي گردد .
3 – کارهاي موازي و شغل هاي موازي در يکديگر ادغام مي شوند .
4 - کار در جايي انجام مي شود که منطقي است ( مهندسي ارزش )

* - سيستم هاي ERP داراي چه قابليت و مزايايي هستند ؟با توجه به اينکه سيستم هوشمند ERP معمولا" داراي رويکرد استاندارد PM BOK و معماري مبتني بر Client/Server را دارد لذا هر شخصي قادر است بر اساس حق دسترسي تعريف شده علاوه بر کسب اطلاعات مورد نياز وظايف خود را به صورت online در نقاط مختلف کشورانجام دهد .
قابليت ديگر سيستم هاي هوشمند ERP ، نظارت عاليه ( Munotoring ) بر کليه حوزه هاي کاري سازمان است .
برخي از مزاياي استفاده از سيستم هاي ERP عبارتند از :
- کاهش هزينه هاي عملياتي
- کمک در تصميم گيري بموقع و تصميم سازي
- افزايش بهره وري از طريق تغييرات فرآيند ساختار سازمان .
- امکان بهره گيري از تجربيات سازمان هاي مشابه با استفاده از Best practice
- افزايش رضايت مشتري به علت شفاف سازي و تسهيل در فرايند انجام کار
- امکان دسترسي و حل مسئله از طريق نرم افزار Toinvreaent
- امکان سنجش مسئوليت حوزه هاي کاري
- امکان ايجاد و صرفه جوئي در هزينه ها بين 10 تا 35 درصد
- امکان مقايسه بودجه و عملکرد بر اساس آيتمهاي قراردادي
هنگاميکه سازماني ERP را به عنوان يک هدف استراتژي براي خود انتخاب کرده ، طبيعي است که معيار موفقيت نمي تواند فقط فرآيندهاي سيستم هاي درون سازماني باشد . يعني اگر مثلا" مشکلي در فعاليت يکي از سيستم ها بوجود آيد باعث نمي شود مسير حرکت سازماني منحرف شود در حاليکه ، ERP يک طرح استراتژيک است و تمام سازمان را تحت پوشش قرار مي دهد . لذا اگر به درستي پشتيباني نشود ممکن است سازمان دچار مشکل جدي شود بهمين دليل در پروژه هاي ERP به لحاظ اهميت آن بايد سيستم تحت نظارت مستقيم مدير عامل آغاز و ادامه پيدا کند در حاليکه در پروژه سيستم هاي جامع اطلاعاتي مي تواند از بخش انفورماتيک يا واحد IT سازمان شروع شود .

* - منظور از ماژول در سيستم هاي ERP چيست ؟همانطور که مي دانيد در سيستم ERP روابط داخلي و بين بخشي غالبا" بسيار پيچيده است . بنابراين واضح است که براي ايجاد يکپارچگي در چنين وسعت و دامنه اي به ابزار قدرتمند و متکي بر تکنولوژي هاي نوين نياز است . لذا براي اجراي عملي اين امر ERP از اجزايي به نام ماژول يا کارکرد تشکيل شده است . هريک از اين ماژول ها در واقع معرف يک يا چند بخش ( واحد ) از سازمان هستند . هر ماژول ممکن است چندين بخش سازمان را پوشش داده و نيازهاي کارکردي آنها را مرتفع سازد .
بطور کلي استاندارد تعريف شده اي براي طراحي ماژول هاي يک سيستم ERP نمي توان در نظر گرفت، زيرا غالبا" متناسب با وضعيت موجودtailoring (پرو) مي شود .
ماژول هايي که در اکثر سازمان ها معمولا" وجود دارند از قبيل ماژول فروش ، ماژول خريد ، ماژول موجودي ، ماژول هزينه يابي، ماژول منابع انساني ، ماژول کيفيت ، ماژول اموال ، ماژول برنامه ريزي توليد، ماژول مالي ، ماژول مشتري.

بطور مثال گردش کار در ماژول مالي را به اين شکل مي توان نمايش داد.

* - اگر بخواهيم در يک سازماني ERP را پياده کنيم .بنظر شما چه مراحلي را بايد بگذرانيم ؟اگر پياده سازي را بعنوان انجام يک پروژه فرض کنيم بديهي است : در مرحله اول بايستي امکان سنجي و مطالعه اوليه بشود از قبيل بررسي وضعيت موجود و تعيين نيازمندي هاي سازمان و همچنين تعيين اولويت بندي واحدهاي مختلف براي اجراي سيستم
در مرحله دوم مطالعات تفصيلي و عميق تري صورت مي گيرد که گاهي منجر به اصلاح بعضي از فرآيندها و يا ايجاد فرآيندهاي جديد مي شود که اصطلاحا" به آن مهندسي مجدد فرآيند مي گوئيم و همچنين در اين مرحله فهرست کارگروه ها ي مورد نياز تهيه مي شود که اصطلاحا" به آن list Function مي گويند .
در مرحله سوم با توجه به مطالعات انجام شده در مراحل 1 و 2 به انتخاب راه حل مي رسيم که اصطلاحا" Solution مي گويند
نهايتا" در مرحله چهارم اجراي سيستم آموزش و فرهنگ سازي است که در اين مرحله عمليات پياده سازي ، نصب و راه اندازي سيستم با توجه به بومي سازي کردن نرم افزار انجام مي گيرد و همچنين کميته هايي براي فرهنگ سازي جهت بستري مناسب براي اجراي سيستم و اجراي دوره هاي آموزشي مورد نياز به تفکيک سطوح سازماني انجام خواهد گرفت .

*************************