هویت بخشیدن یکی از روش های کنترل و مراقبت از اشیاء با ارزش می باشد .
یکی از روش های حسابداری برای مراقبت ، کنترل ، پیشگیری از مفقود شدن ، دزدیده شدن ، از قلم افتادن ، احتساب مضاعف (دو بار) ، کلا کمتر یا بیشتر به حساب آمدن ، هویت انحصاری بخشیدن به اشیاء می باشد .
در مورد دارایی ها این هویت بخشی با تخصیص ، اطلاق و الصاق شماره و کد خاصی به دارایی صورت می گیرد .
منظور از تخصيص دادن : اختصاص شماره یونیک (منحصر به فرد) روی یک برچسب ها به یک دارایی می باشد .
این عمل مانند تخصیص یک کد ملی یا شماره شناسنامه به تک تک شهروندان تابع یک کشور است .
به طور كلي پلاك كوبي و برچسب گذاري اموال و دارايي هاي هر واحد در وهله اول دستِ كَم دو هدف را دنبال مي كند : يك - طبقه بندي ، دسته بندي و شناسايي ماهيت دارايي ها :
این عمل معمولا در حین ثبت اسناد حسابداری نیز با تعیین سرفصل برای هر رکورد انجام می شود .
دوم - سرشماري دارايي ها :
يعني اينكه از فلان نوع دارايي چند واحد موجود است مانند اينكه چند تا ميز داريم ، چند تا صندلي داريم و ... ، به عبارت ديگر به هر يك واحد از دارايي ها هويت مشخص و جداگانه اي ببخشيم ، شماره منحصر به فردي براي اش تعيين كنيم .
معمولا براي حسابداران ، جامع بودن (در برگرفتن همه اقلام) روش ليست برداري از دارائيها بسيار اهميت دارد .
زيرا با يافته شدن يك مورد از قلم افتاده در آن ، كل عمليات پلاك كوبي و احصا ( شمارش ، سرشماري ) و حراست از دارايي ها زير سوال قرار خواهد گرفت ! .
براي حصول اطمينان از گرد آوري شدن آمار تمام اموال و دارائيها مي توان از چند روش به ليست برداري پرداخت و سپس نتایج حاصل را با یکدیگر مطابقت داد :
1- مشاهده عيني :
الف - می توانیم از تمامي قسمت ها بخواهيم دارائي و اموال موجود در محل كارشان اعم از اينكه تحويل شان گرديده يا نگرديده باشد را ليست برداري كنند .
اين ليست برداري فرم هاي گوناگوني دارد ولي حداقل اطلاعات مورد نياز در ليست عبارت اند از : رديف ، نام دارايي ، تعداد ، مدل و مشخصات فني ، محل نگاه داري آن ( محل استقرار) ، وضعيت فعلي دارايي از لحاظ قابل استفاده يا اسقاط بودن ( سالم يا خراب بودن ) ، تحويل گيرنده ( مسئول قسمت يا اتاق يا فرد حاضر در محل ، ... .
ب - یکی دو نفر را مامور به انجام این کار یعنی لیست برداری از دارایی ها حین مشاهده عینی آن ها نماییم .
2- از طريق ريز كردن حساب دارائي ثابت در بانك اطلاعاتي نرم افزار حسابداري مورد استفاده : به اين طريق كه چنانچه حساب دارائي ثابت به ريز معين و تفصيلي ثبت گرديده تراز معين و تفصيلي آن ، به خودي خود ، ليست با ارزشي از دارايي ها خواهد بود كه رفرنس مراجعه به مدارك تاريخي ( مدارك مستند زمان خريد دارايي شامل : فاكتور ، صورتحساب ، برگ سبز و غيره ) را با خود خواهد داشت ( يعني از طريق كد حساب مي توان به سند و مدارك حسابداري آن دسترسي پيدا كرد ) .
البته ممكن است تحت يك سرفصل معين يا تفصيلي چندين قلم از يك نوع دارايي ثبت شده باشد كه با مراجعه به دفتر معين مي توان به سرشماري نائل شد يعني تعداد هر نوع دارايي را تعيين نمود ( مانند اين كه حساب تلفن پاناسونيك مي تواند مشتمل بر تعداد پنج دستگاه تلفن پاناسونيك خريداري شده طي سال باشد كه از ديد پلاك كوبي دارائيها هر كدام از آنها پلاك و شماره جداگانه اي به حساب مي آيند ) .
و چنانچه تفكيك و طبقه بندي دارائيها در حين ثبت و صدور سند حسابداري انجام نشده باشد ( كه واحدهايي كه پلاك كوبي اموال در آن ها صورت نگرفته بيشتر بايستي اين حالت را داشته باشند ) : در اين صورت مي توان حساب معين دارايي ها را به صورت دستي ، روي كاربرگ تفكيك كرد ، يا با استفاده از فايل ديتابيس دارايي و انتقال آن به اكسل ، در آن محيط اقدام به تفكيك آن ها نمود .
بدين ترتيب پس از گزينش يكي از اين دو حالت بالا : ليستي از دارائيها متكي به حساب ها و اطلاعات مالي شركت خواهيم داشت و با مقايسه اين دوليست ، يعني ليست مشاهده عيني و ليست تهيه شده از حساب ها مي توان طبقه بندي مناسب را تعيين و برچسب متناسب با آن طبقه بندي را چاپ نموده يا برچسب آماده از بازار خريداري و بر هر قلم از دارايي ها كه اكنون هر يك هويت جداگانه اي يافته اند الصاق نمود .
بدين ترتيب اكنون مي توانيد ليست برداري از دارايي هاي شركت را آغاز كنيد .
همزمان ، بهتر است با سيستم اموال نرم افزاري كه داريد شروع به كار كنيد ؛
با شكل گيري حجم داده در آن سيستم ، طبقه بندي و شناخت ، براي تان آسان تر خواهد شد .
گاهی این سوال برای حسابداران پیش می آید : "چرا بایستی اطلاعات دارایی های ثابت در دو محل نگاهداری شود ؟ "
در حالی که در بانک اطلاعاتی اسناد در دفتر تفصیلی و یا تفصیلی دو سرفصل جداگانه ای برای آن دارایی وجود دارد که با تغییر اندکی می تواند جایگزین کارت دارایی ثابت گردد .
در واقع سرفصل حساب هر دارایی مانده بهای تاریخی همه اقلام آن نوع دارایی که در طی دوران گذشته خریداری یا تحصیل گردیده اند را نگاهداری می نماید ولی یکی از اهداف پلاک کوبی ایجاد هویت مستقل و منحصر به فرد برای آحاد و تک تک هر یک از آن دارایی می باشد .
البته شاید در بعضی واحدها به جای تشکیل کارت دارایی ثابت و تشکیلات جداگانه برای نگاهداری اطلاعات مربوط به هر دارایی اتخاذ روش ایجاد سرفصل برای هر شماره پلاک (آحاد یک نوع دارایی) مناسب تر و مقرون به صرفه تر باشد .
بدین گونه دفتر معین تفصیلی آن دارایی تقریبا جایگزین کارت دارایی ثابت آن نیز می گردد .
یکی از روش های حسابداری برای مراقبت ، کنترل ، پیشگیری از مفقود شدن ، دزدیده شدن ، از قلم افتادن ، احتساب مضاعف (دو بار) ، کلا کمتر یا بیشتر به حساب آمدن ، هویت انحصاری بخشیدن به اشیاء می باشد .
در مورد دارایی ها این هویت بخشی با تخصیص ، اطلاق و الصاق شماره و کد خاصی به دارایی صورت می گیرد .
منظور از تخصيص دادن : اختصاص شماره یونیک (منحصر به فرد) روی یک برچسب ها به یک دارایی می باشد .
این عمل مانند تخصیص یک کد ملی یا شماره شناسنامه به تک تک شهروندان تابع یک کشور است .
به طور كلي پلاك كوبي و برچسب گذاري اموال و دارايي هاي هر واحد در وهله اول دستِ كَم دو هدف را دنبال مي كند : يك - طبقه بندي ، دسته بندي و شناسايي ماهيت دارايي ها :
این عمل معمولا در حین ثبت اسناد حسابداری نیز با تعیین سرفصل برای هر رکورد انجام می شود .
دوم - سرشماري دارايي ها :
يعني اينكه از فلان نوع دارايي چند واحد موجود است مانند اينكه چند تا ميز داريم ، چند تا صندلي داريم و ... ، به عبارت ديگر به هر يك واحد از دارايي ها هويت مشخص و جداگانه اي ببخشيم ، شماره منحصر به فردي براي اش تعيين كنيم .
معمولا براي حسابداران ، جامع بودن (در برگرفتن همه اقلام) روش ليست برداري از دارائيها بسيار اهميت دارد .
زيرا با يافته شدن يك مورد از قلم افتاده در آن ، كل عمليات پلاك كوبي و احصا ( شمارش ، سرشماري ) و حراست از دارايي ها زير سوال قرار خواهد گرفت ! .
براي حصول اطمينان از گرد آوري شدن آمار تمام اموال و دارائيها مي توان از چند روش به ليست برداري پرداخت و سپس نتایج حاصل را با یکدیگر مطابقت داد :
1- مشاهده عيني :
الف - می توانیم از تمامي قسمت ها بخواهيم دارائي و اموال موجود در محل كارشان اعم از اينكه تحويل شان گرديده يا نگرديده باشد را ليست برداري كنند .
اين ليست برداري فرم هاي گوناگوني دارد ولي حداقل اطلاعات مورد نياز در ليست عبارت اند از : رديف ، نام دارايي ، تعداد ، مدل و مشخصات فني ، محل نگاه داري آن ( محل استقرار) ، وضعيت فعلي دارايي از لحاظ قابل استفاده يا اسقاط بودن ( سالم يا خراب بودن ) ، تحويل گيرنده ( مسئول قسمت يا اتاق يا فرد حاضر در محل ، ... .
ب - یکی دو نفر را مامور به انجام این کار یعنی لیست برداری از دارایی ها حین مشاهده عینی آن ها نماییم .
2- از طريق ريز كردن حساب دارائي ثابت در بانك اطلاعاتي نرم افزار حسابداري مورد استفاده : به اين طريق كه چنانچه حساب دارائي ثابت به ريز معين و تفصيلي ثبت گرديده تراز معين و تفصيلي آن ، به خودي خود ، ليست با ارزشي از دارايي ها خواهد بود كه رفرنس مراجعه به مدارك تاريخي ( مدارك مستند زمان خريد دارايي شامل : فاكتور ، صورتحساب ، برگ سبز و غيره ) را با خود خواهد داشت ( يعني از طريق كد حساب مي توان به سند و مدارك حسابداري آن دسترسي پيدا كرد ) .
البته ممكن است تحت يك سرفصل معين يا تفصيلي چندين قلم از يك نوع دارايي ثبت شده باشد كه با مراجعه به دفتر معين مي توان به سرشماري نائل شد يعني تعداد هر نوع دارايي را تعيين نمود ( مانند اين كه حساب تلفن پاناسونيك مي تواند مشتمل بر تعداد پنج دستگاه تلفن پاناسونيك خريداري شده طي سال باشد كه از ديد پلاك كوبي دارائيها هر كدام از آنها پلاك و شماره جداگانه اي به حساب مي آيند ) .
و چنانچه تفكيك و طبقه بندي دارائيها در حين ثبت و صدور سند حسابداري انجام نشده باشد ( كه واحدهايي كه پلاك كوبي اموال در آن ها صورت نگرفته بيشتر بايستي اين حالت را داشته باشند ) : در اين صورت مي توان حساب معين دارايي ها را به صورت دستي ، روي كاربرگ تفكيك كرد ، يا با استفاده از فايل ديتابيس دارايي و انتقال آن به اكسل ، در آن محيط اقدام به تفكيك آن ها نمود .
بدين ترتيب پس از گزينش يكي از اين دو حالت بالا : ليستي از دارائيها متكي به حساب ها و اطلاعات مالي شركت خواهيم داشت و با مقايسه اين دوليست ، يعني ليست مشاهده عيني و ليست تهيه شده از حساب ها مي توان طبقه بندي مناسب را تعيين و برچسب متناسب با آن طبقه بندي را چاپ نموده يا برچسب آماده از بازار خريداري و بر هر قلم از دارايي ها كه اكنون هر يك هويت جداگانه اي يافته اند الصاق نمود .
همزمان ، بهتر است با سيستم اموال نرم افزاري كه داريد شروع به كار كنيد ؛
با شكل گيري حجم داده در آن سيستم ، طبقه بندي و شناخت ، براي تان آسان تر خواهد شد .
گاهی این سوال برای حسابداران پیش می آید : "چرا بایستی اطلاعات دارایی های ثابت در دو محل نگاهداری شود ؟ "
در حالی که در بانک اطلاعاتی اسناد در دفتر تفصیلی و یا تفصیلی دو سرفصل جداگانه ای برای آن دارایی وجود دارد که با تغییر اندکی می تواند جایگزین کارت دارایی ثابت گردد .
در واقع سرفصل حساب هر دارایی مانده بهای تاریخی همه اقلام آن نوع دارایی که در طی دوران گذشته خریداری یا تحصیل گردیده اند را نگاهداری می نماید ولی یکی از اهداف پلاک کوبی ایجاد هویت مستقل و منحصر به فرد برای آحاد و تک تک هر یک از آن دارایی می باشد .
البته شاید در بعضی واحدها به جای تشکیل کارت دارایی ثابت و تشکیلات جداگانه برای نگاهداری اطلاعات مربوط به هر دارایی اتخاذ روش ایجاد سرفصل برای هر شماره پلاک (آحاد یک نوع دارایی) مناسب تر و مقرون به صرفه تر باشد .
بدین گونه دفتر معین تفصیلی آن دارایی تقریبا جایگزین کارت دارایی ثابت آن نیز می گردد .
هیچ نظری موجود نیست:
ارسال یک نظر