تکمیل چرخه های سیستم ها و نرم افزارها

بر اساس نظریات قطعی و مسلم  جامعه شناسان و سایر متخصصان علوم اجتماعی :

روابط اجتماعی میان مردم جامعه ما مختل می باشد .

رفتار ایرانیان در جامعه و با یکدیگر جزیره ای است . 

شرایط خاصی بر کشور حاکم است .

شرایط خاصی بر سازوکار کسب و کار ،  فعالیت های اقتصادی ، امور مالی و اداری ، حاکم است . 

بی اعتمادی ، پنهان کاری ، حسابسازی ، باند بازی ، دروغ پردازی ، یاوه سرایی ، در محیط های اداری مالی نهادها ، دستگاه ها ، شرکت ها ، واحدهای اقتصادی به فراوانی جریان دارد و در بعضی موارد ، اساسا ، شاید لازم به نظر برسد .

در هر مکالمه و گفتگو بینِ : دو عامل ، دو مجری ، دو نفر از کارکنان ، مدیر با کارکنان ، کارکنان با ارباب رجوع و دیگران ...  مقدار زیادی کلمات و عبارات بی ارتباط با موضوع کار جاری  رد و بدل می گردد که ممکن است بجای هموار کردن رابطه کاری ، آن را دشوارتر نیز بسازد .

برخی شرایط و پیش فرض هایی که در بالا گفته شد در کوتاه یا میان مدت غیر قابل تغییر می باشند .

پس چه باید کرد ؟

یک فعال اقتصادی ، سرمایه گزار ، مدیر اجرایی ، مجری و عملگر و کار آفرین نمی تواند منتظر بهبود یافتن شرایط با سازوکاری خارج از مدار و حیطه  اختیار خویش باشد .

یعنی به انتظار تحولات فرهنگی ، اجتماعی ، سیاسی ، تغییر عقیده مدیران منطقه ای و جهانی بنشیند .

اصل باقی ماندن و تداوم فعالیت و حیات برای یک ارگانیسم ، یک سازمان ، هر موجود زنده و فعال چه شخص حقیقی و چه شخص حقوقی مقدم بر سایر اصول می باشد .

به همین دلیل است که اگر لازم باشد در برابر سیاست های حاکم بر فضای عمومی جامعه :

تمامی رخداد های مالی را به صورت ساختگی و قراردادی ثبت خواهد کرد ، حساب سازی ، رکورد سازی ، جعل نمایشی و توافقی رخداد ها را به سطوح ملی و حتی جهانی تعمیم می بخشد ! . 

یعنی : از امکانات موجود حداکثر استفاده را برای بقا یا توسعه خویش خواهد نمود .

از مکانیسم ها و سازوکار های موجود حداکثر بهره برداری در راستای بقا و پیشبرد اهداف خویش را می نماید .

گزاره های فوق برای هر کارآفرین ، سرمایه گذار ، مدیر ، مالک ، عامل اجرایی ، یقینی و بی برو برگرد به نظر می رسد اما :

آیا از رایانه ها و روش های مکانیزه انجام کار ، سیستم ها و روش های انجام کار ، که به یمن حاکم نبودن قواعد "کپی رایت" تقریبا به رایگان در اختیار قرار دارد ،  حداکثر استفاده در این راستا به عمل آمده است ؟

همان گونه که در سطح ملی و جهانی مشاهده می کنیم سیستم ها و سازوکار های کامپیوتری نقش اساسی در بهبود روابط مردم با یکدیگر نزدیک تر ساختن آن ها ، رواج و تسهیل گفتگو بین آن ها گردیده اند .

سیستم ها مانند میخ ها و ستون هایی در محیط های اداری عمل کرده و باعث به نظم و انضباط درآمدن رفتار سازمانی افراد درون سازمان و برون سازمان مرتبط با سازمان می گردند . 

همگان مشاهده کرده ایم که هنگام داشتن درخواست خلاف قاعده بیشترین عاملی که مانع انجام کار به روش غلط می باشد ، شیوه های انجام کارِ بظاهر غیر قابل تغییر در سیستم ها می باشد . 

یعنی گردش کار و طراحی سیستم رایانه ای در کنترل رفتار عامل اجرایی تاثیر بسزایی دارد .

برای راحت تر تصور کردن موضوع فرض کنید :

 برای خرید مبل به فروشگاه و نمایشگاه مبل مراجعه نموده و از فروشنده ( که  از اتفاق دوست صمیمی مان می باشد ! ) درخواست می کنیم تعداد اقساط را افزایش ، یا مبلغ آن ها را ، کاهش دهد . 

در جواب ، به احتمال بسیار زیاد خواهد گفت : "سیستم از تعداد X قسط  بیشتر، یا از  Y ریال مبلغ ، کمتر قبول نمی کند ; و افزون بر این دستِ من نیست و دستِ رئیس ام می باشد " . 

جالب توجه این که چنین عذر هایی معمولا هم پذیرفتنی است و با اعتراض طرف مقابل روبرو نمی شود . 

شاید این گونه بوده که عاملان یک واحد تجاری ، ( یا شخصیت حسابداری خاص ) آموخته اند که محدودیت ها یا عدم تمایل شان را به گردن سیستم انداخته و بدین گونه از رودربایستی نجات یابند ! .  

بنابراین سیستم مکانیزه رایانه ای که با آن کار می کنیم در نظم دادن به رفتار سازمانی ما  بسیار موثر می باشد . 

یعنی افزون بر جنبه مکانیکی فعالیت ( ثبت و ضبط و پردازش رکورد ها و دیتای مالی اداری ) ، در شکل دادن به رفتار سازمانی ( قانون مند و سیستماتیک عمل کردن و ... ) نیز موثر می باشد . 

همان گونه که در یادداشت "بلای پلاگ اند پلی" ،  یا "وصله پینه کردن" ، (بلای "plug & play")  شرح داده شد  یکی از مشکلات جوامعِ در حال توسعه ، در حال مدرنیزاسیون ، در حال مکانیزه کردن و سیستماتیک کردن فرآیند ها ، فعالیت ها و روش های انجام کار :
گزینشی برخورد کردن با ابزارها ساختار ها و سازوکار های سیستم ها  می باشد . 

برای  مثال روش جمع بندی ، پردازش ، خلاصه کردن ، و گزارشگری رکوردهای حسابداری در بیشتر سازمان ها مکانیزه و با استفاده از رایانه شده است ، دیگر ، کمتر کَسی به روش دستی ، دفاتر روزنامه ، کل و معین سنتی حسابداری را بازنویسی می کند . 

اما پس از استخراج گزارش از سیستم یاد شده ، ناگهان ! شیوه انجام کار دوباره به همان روش گذشته یعنی ثبت اطلاعات روی کاغذ و مشاهده آن از روی کاغذ و تکثیر و توزیع کاغذی آن بر می گردد ! . 

به همین خاطر می باشد که : هنوز هنگامی که به عنوان یک حسابدار پشت دستگاه نشسته و مشغول به کار هستیم شاید مدارک خرید از گلوگاه خاصی به بعد اسکن شده و به جای کاغذ فایل تصویری آن در دسترس مان قرار بگیرد اما ناگزیر استعلام ، پروفرمای فروشنده ، مکاتبات بین واحد تدارکات با فروشنده ، و بسیاری از مراحل اولیه رخداد مالی را در دسترس نداریم . 

زیرا کسانی که در صدد رایانه ای کردن سیستم کار شرکت بوده اند جنبه های مکانیکی کار را بیشتر اهمیت داده اند . 

یعنی حجم پردازش بالا و پر تعداد را به رایانه سپرده ولی برنامه و ایده ای برای عادات و رفتارهای سازمانی کارکنان و نحوه تعامل آن ها با سیستم و با یکدیگر نداشته اند . 

چنین طرح ریزی کرده اند که تا مرحله پرینت تراز آزمایشی به صورت رایانه ای ، و کنترل های پس از آن و تبادل اطلاعات ، رفع مغایرات ، تصمیم گیری ها ، پیگیری امور معوق و ... همه با همان روش ها و شیوه های قبلی انجام پذیرد . 

بنابراین هنگام مراجعه به سیستم حسابداریِ ... جامعِ  یکپارچهِ  شبکه ای ، تحت نتِ ، هوشمندِ ، کارآمدِ ، چند ده ، یا چند صد میلیون تومانی مان ! ، با جزیره ای دور افتاده از همه جا که ارتباط اش با پس و پیش و چپ و راست و بالا و پایین ! قطع می باشد روبرو می گردیم که همچون "وصله" ای ناچسب و ناهمرنگ بر محیط سازمانی "پینه" شده است ، ... الصاق گردیده ، "سرهم بندی" شده است ! . 

بدین خاطر خبری نداریم از اینکه : 

در مکاتبات اداری با مراکز قضایی به مبلغ طلب سوخت شده اشاره شده است (به سوابق اداری رخداد مالی دسترسی نداریم ) .

در حین حسابرسی به یکی دو مورد از حساب ها رفرنس داده شده است (فیدبک و بازخوردی از ثبت های حسابداری به ما نمی رسد ) . 

زیرا آن فعالیت ها (پیشین و پسین) به صورت دستی و مجزا و جداگانه از فعالیت های حسابداری دیده شده و طبیعتاً برنامه نویس و طراح سیستم نیز آن فرآیند ها را در چرخه کاریِ دردستِ طراحی و تهیه ، ندیده و الگوریتم و گردش فرم های اش نیز مورد غفلت قرار گرفته است . 

به تازگی به این نتیجه رسیده ام  که سیستم های یکپارچه (سال ها دنبال یکپارچه شدن بودیم ! ) را بایستی تکه تکه کنیم ! . 

یعنی به گونه ای که : کاربر ، به طور عادی ، در میان انجام کارهای روزمره اش بتواند کار واحد مورد نظراش را با همان تکه ( ماژول) سیستم ( نرم افزار) انجام دهد و سپس به سایر کارهای معمول و عادی اش بپردازد . 

در حال حاضر حسابدار یا کاربر فرضی ما ، مثلاً پس از صدور چک در وجه شخص مورد نظر اش نمی تواند به صورت عادی و روتین سند آن را نیز در رایانه ( نرم افزار یکپارچه مالی : سیستم اسناد پرداختنی یا خزانه داری ) ثبت نموده و سپس بر حسب معمول فعالیت بعدی اش را به انجام برساند . 

بلکه بایستی یکایک اسناد و برگه های صادر شده را در پوشه ای ، کشو میز ، زونکن ، کارت تابل یا جای دیگری نگاهداری نماید و در فرصت مناسب یکباره همه آن ها را در نرم افزارِ یکپارچه ثبت نماید . 

این وضعیت ناشی از پراکندگی و چیدمان غیر واقعی ابزارهای ثبت اسناد حسابداری در بسته و پکیجی به نام "نرم افزارِ جامعِ یکپارچه "  می باشد . 

به عبارت دیگر : به جای این که روال عادی کار اش به هم بخورد بایستی بتواند آن جایی که لازم است و موقعیت کار و توالی و پیوستگی فعالیت ها اقتضا می کند به تک تک این زیر سیستم ها ( ماژول ها دسترسی داشته باشد ) ، نه اینکه ناگزیر بخاطر وارد کردن یک سند یا انجام فلان پردازش حسابداری وارد سیستم سنگین و حجیمی شود . 

همه این نشانه ها و موقعیت های ناهنجار (یا فاقد بهینه گی ) که در محیط های سازمانی و اداری مالی با آن روبرو هستیم ناشی از وصله پینه کردن ، کاربست گزینشی ابزار ها ، غلبه ذهنیت مکانیکی در پیاده کردن و استقرار سیستم های رایانه ای بوده است . 

راه حل زیربنایی :

به کار گیری کامل و کامل کردن چرخه کار رایانه ای است ، اگر پردازش رکوردها و استخراج آن ها با رایانه صورت می گیرد ، رسیدگی ، کنترل ، انعکاس نتیجه رسیدگی ، تعاملات پیرامونی ، تبادل اطلاعات پیرامون آن نیز با استفاده از سازوکارهایی که به خودی خود و به طور طبیعی در کنار سایر ابزارها ایجاد شده بایستی صورت پذیرد ، هر چند گزینشی عمل کردن تصمیم گیران باعث مهجور ماندن آن ها شده است .  

به سهم خودمان در موسسه سنجش سپاهان :

دیر زمانی است که این سیاست را آغاز نموده ایم  هدف مان تکمیل چرخه کار مکانیزه با استفاده از اتوماسیون و کاربرد آن در اسناد و مدارک حسابداری و نوعی تقسیم کار بین کارکنان قسمت حسابداری با استفاده از روان سنجی و ترتیب انجام کارها به نوعی که حشو و زواید و کارهای دست و پا گیر کاهش یابد .

در وهله اول سعی می کنیم با استفاده از نرم افزارها و سیستم هایی که به صورت رایگان در فضای مجازی یا کاربردی رایانه ای توزیع گردیده است ، حداقل تا زمانی که قوانین تجارت جهانی هنوز در کشور اعمال نگردیده باشد ، تحمیل هزینه به موسسات را به حداقل برسانیم .

بکار گیری نوعی روش کنترل پروژه ای در اداره امور واحد حسابداری شرکت ها و موسسات .

نهادینه ساختن فرهنگ و روش های استفاده از نرم افزارهای تکمیل کننده چرخه کار حسابداری و ارتباطات درون سازمانی .

ترغیب و راهبری موسسات و شرکت ها به حرکت پیوسته ، مداوم و تدریجی  به سمت اتوماسیون اداری و سازمانی .

                                                                                                            احمد نورمحمدی  26/11/1393

پ . ن. یافته های بعدی در این باره :

/inattentional-organizational-blindness 

...

انحلال و بدهی های شرکت منحل شده

مشتریان ، دوستان ، هموندان ، همبستگان ، و گیرندگان ایمیل های پشتیبانی دائمی موسسه  سنجش سپاهان :
همان گونه که در زیر مشاهده می فرمایید موردی (کیس  case) واقعی  توسط یکی از همکاران مشغول در سطح کشور به نظرخواهی و مشاوره نهاده شده است .
از آن جایی که در شرایط جاری ، احیانا ، ممکن است برای ابواب جمعی شرکت شما نیز سوالاتی از این قبیل  مطرح بوده یا بسیار امکان دارد که مجموعه شما  طرف حساب چنین شرکت یا اشخاصی ، قرار گیرد ، برای آشنایی با راهکارها و وضعیتی که ممکن است باعث تحمیل ریسک و هزینه لاوصول شدن مطالبات از چنین مشتریانی گردد ، لذا ضمن موشکافی و تحلیل همه جوانب چنین موقعیت هایی مطلب زیر برای بهره برداری و توجیه همکاران اداری مالی آن مجموعه ایفاد می گردد .
بدیهی است چنانچه نکاتی برای کارکنان و مدیران محترم آن مجموعه مبهم بوده یا بر مطالب طرح شده امکان افزودن نکات با اهمیت دیگری توسط آن عزیزان وجود داشته باشد ، مراتب را به این موسسه اعلام فرمایید :
با آرزوی موفقیت و سربلندی
 احمد نورمحمدی آبادچی
.......................................

پرسش : 
 با سلام اگر شركتي چكهايي را هزينه كرده باشد با تاريخ هاي متعدد و شركت مشغول به كارهاي انحلال باشد ،سوالات زير را لطفاً پاسخ دهيد.؟
1 -  آيا در صورت برگشت خوردن چك ها صاحبين امضا مسئول هستند و حسابهاي شخصي صاحبين امضا تحت تاثير قرار ميگيرد و يا شركت بد حساب خواهد شد؟
 2 - اگر شركت انحلال ش به انجام برسد تكيف چكها ي بعد از انحلال چه ميشود؟ 3/در صورت انحلال آيا اگر شكايتي بشود حسابها مسدود ميشود؟ اگر مسدود شود و ما چك بيرون داشته باشيم و بخواهيم آنها را پاس كنيم بايد چكاركنبم؟


پاسخ :  
همكار گرامي : آثار ، اختيارات و وظايف شخص حقوقي در زمان انحلال و طي دوران تصفيه به قوت خود باقي است و مدير يا مديران تصفيه عهده دار حساب هاي جاري شركت و چك هايي كه عهده آن حساب ها صادر گرديده و ساير مطالبات اشخاص از شركت در حال تصفيه مي باشند و حتي در صورت عدم مراجعه بستانكاران بايستي بموجب ماده 228 قانون تجارت :
" ماده228-   پس از اعلام ختم تصفيه مديران بايد وجوهي را كه باقي مانده است در حساب مخصوصي نزد يكي از بانكهاي ايران توديع و صورت اسامي بستانكاران و صاحبان سهامي را كه حقوق خود را استيفاء نكرده اند نيز به آن بانك تسليم و مراتب را طي آگهي مذكور در همان ماده به اطلاع اشخاص ذي نفع برسانند تا براي گرفتن طلب خود به بانك مراجعه كنند.
پس از انقضاء ده سال از تاريخ انتشار آگهي ختم تصفيه، هر مبلغ از وجوه كه در بانك باقي مانده باشد در حكم مال بلا صاحب بوده و از طرف بانك با اطلاع دادستان شهرستان محل به خزانه دولت منتقل خواهد شد."
بنابراين اگر طلبي پرداخت نشده مانده باشد مديران تصفيه را مي توان به اتهام عدم انجام وظايف شان تحت تعقيب قرار داد .
اما اين كه "پس از انحلال و در زمان تصدي مدير تصفيه يا پس از خاتمه امر تصفيه مسئوليت كيفري امضا كننده چك به قوت خود باقي مي ماند يا خير ؟ "  چنانچه اين مسئوليت به مدير تصفيه منتقل شده باشد وي ضامن تاديه وجه چك خواهد بود ، در مورد تداوم يا اسقاط جنبه كيفري چك پس از انحلال شركت يا در دوران تصفيه و خاتمه مدت ماموريت مديران و صاحبان امضاي قبلي بهتر است با كارشناس حقوقي مشورت فرماييد .
در مورد پرسش آخرتان چنانچه در حساب جاري وجهي براي پاس كردن  چكي كه به بانك برده مي شود وجود داشته باشد ، ديگر ، شكايتي رخ نخواهد داد كه باعث مسدود شدن حساب هاي جاري شود . مگر اينكه مسدود شدن حساب ها بخاطر بدهي مالياتي يا ... باشد ، لطفا معين بفرماييد  ؟

............
پرسش :  اگر وجهي نباشد چه بايد كرد؟اگر بدهي مالياتي حدود 18 ميليون تومان باشد باز ممكن است كه دارايي شكايت كرده و ممنوع الخروج شويم ( در جايي خواندم كه بدهي مالياتي براي شركت ها تا سقف 100 ميليون تومان ممنوع الخروجي ندارد در جايي گفته ايد كه "بنابراين اگر طلبي پرداخت نشده مانده باشد مديران تصفيه را مي توان به اتهام عدم انجام وظايف شان تحت تعقيب قرار داد " اگر وجهي باقي نمانده باشد مدير تصفيه بايد طلب ها رو پرداخت كند؟

پاسخ :  
 همكار گرامي : در تصميم گيري براي ارائه راهكار و اساسا در هر مرحله اي از تحليل هاي حسابداري بايستي به مبلغ مورد نظر توجه داشت ، راهكار قانوني و بهنجار براي ناتواني شركت ها نسبت به پرداخت بدهي در هر مرحله اي ، اعلام توقف و ورشكستگي است .
اما چنانچه مبالغ جزئي باشد بهتر است با مذاكره و تفاهم مسائل را حل كرد .
به هر حال مدير تصفيه وظيفه ندارد بدهي هاي شخص حقوقي ورشكسته ، چنانچه بدهي ناشي از عملكرد خودش نباشد را پرداخت نمايد ، ولي مي تواند با ارائه صورت بدهي ها و دارايي به دادگاه اعلام ورشكستگي و توقف از پرداخت بدهي ها نمايد .
ولي با توجه به اينكه بموجب قانون از تاجر ( تاجر مدعي ورشكستگي ) دعواي اعسار ( ادعاي ناتواني از پرداخت هزينه دادرسي ) پذيرفته نمي شود ممكن است هزينه دادرسي و پيگيري هاي حقوقي اعلام ورشكستگي براي شركت بيش از تسويه و تصفيه بدهي ها به روش هاي ديگر باشد .

............
پرسش : در مورد ممنوع الخروجي توضيح نداديد كه براي دارايي چه مبلغي باعث ممنوع الخروجي هيات مديره مي شود؟ در مورد انحلال اگر شركت در كيش ثبت شده باشد روزنامه كثير الانتشار در كيش بايد سه بار آگهي شود يا روزنامه مثلا كيهان و اطلاعات؟


پاسخ :   
 همكار گرامي :  بر اساس بخشنامه 24246 بتاريخ  92/12/28  رئيس كل سازمان امور مالياتي كشور : سقف ممنوع الخروجي بدهكاران مالياتي در ارتباط با اشخاص حقوقي يعني شركت ها به مبلغ يكصد ميليون تومان افزايش يافته است .
در مورد روزنامه كثيرالانتشار : منظور از روزنامه كثير الانتشار همان روزنامه اي است كه در آگهي رسمي تاسيس شركت و تغييرات رسمي پس از آن به عنوان روزنامه كثيرالانتشار براي چاپ آگهي هاي شركت تعيين گرديده است .
علاوه بر روزنامه رسمي كه آگهي تغييرات شركت ها تا زماني كه در آن منتشر نشده براي اشخاص ثالث تعهدآور نيست ، روزنامه ديگري نيز براي چاپ آگهي هاي شركت براي اطلاع سهامداران و عموم مردم تعيين مي گردد كه بيشتر روزنامه هاي محلي است و البته قابل تغيير و تبديل مي باشد ولي پس از آگهي در روزنامه رسمي .
موفق باشيد

.........
پرسش : با تشكر از جواب سريع و كامل شما ، من همزمان با اين سوال سه سوال يكسان از طرف من به علت نامعلوم براي شما ارسال شده لطفا آنها رو پاك كنيد زيرا تا آنها پاك نشود من نميتونم سوال جديدي را طرح نمايم با تشكر . در ضمن آيا اگر شركت ختم تصفيه اش را بعد از يكسال بگيرد ديگر كسي حق شكايت در مورد قرارداد هايي كه منعقد شده نخواهد داشت؟


پاسخ :   
 همكار گرامي :  طبعا تشريفات انحلال شركت نمي تواند به گونه اي باشد كه حق مسلم و قابل استيفاي اشخاص ثالث ، تضييع گردد .
همان گونه كه در پاسخ اول عرض شد در صورت اثبات خدشه در انحلال هر ذينفعي مي تواند بطلان انحلال را درخواست كرده و آن را كان لم يكن كند ، كه ترتيب حقوقي آن را مي توانيد با كارشناسان محترم حقوقي رازنامه مشورت نماييد .
اما به هر حال پس از تصفيه و ختم انحلال ديگر شخصيت حقوقي شركت وجود ندارد تا شخص ثالثي بتواند بر عليه آن اقامه دعوا نمايد و ناگزير خواهد بود بر عليه اشخاص حقيقي (مديران) طرح دعوا نمايد .
از آن جايي كه پس از خاتمه آگهي براي اطلاع عموم از تصفيه و انحلال شركت سهامي خاص ، دارايي هاي شركت به نسبت سهم بين سهامداران تقسيم مي شود ، حداقل اينكه ، ناگزير ، امكان توقيف دارايي شركا يا مديران در شركت براي بستانكاران احتمالي ، ديگر وجود نخواهد داشت .
همچنين با انجام تشريفات انحلال و آگهي با توجه به مفاد قانون چك ، جنبه كيفري چك مدت دار نزد اشخاص سلب مي شود ، حال آن كه شايد حتي در دوران تصفيه نيز در وهله اول دارندگان چك مي توانند در صورت عدم تاديه آن در سررسيد درخواست تعقيب كيفري نمايند ، ولي پس از طي مراحل آگهي و رسميت يافتن انحلال ، به خودي خود جنبه كيفري آن ساقط مي گردد .
بنابراين كليه تعهدات ، حقوق و وظايف شخص حقوقي ( شركت ) تحت تاثير تشريفات انحلال قرار مي گيرد .
 براي آگاهي دقيق تر و نيز با توجه به تكرار پرسش ، يكي از پرسش هاي مكرر تان را به كارشناسان محترم حقوقي رازنامه ارجاع مي دهم .
                                                                            موفق باشيد

شرایط رویاروی بخش خصوصی کشور

تحولات اخیر اجتماعی - تکنولوژیکی کشوری و جهانی ، بَر همگان آشکار ساخته است : گریزی از مدرنیزه کردن ، تجدد و کاربرد یافته های نوین و تجارب سایرین در کلیه سازمان ها به ویژه  فعالان اقتصادی نمی باشد ، اما این تغییر و تحولات بایستی به آرامی ، به  تدریج  و بدون بهم ریختن ساز و کار کنونی و ایجاد تنش و استرس در سازمان ها و گروه های انسانی صورت پذیرد .

امروزه ، بخاطر رویکرد "دولت الکترونیک" ، اصلاح و تکمیل قوانین ، متمایل شدن به سمت هماهنگی بیشتر با جامعه و تجارت جهانی و استاندارد های آن ، افزایش کاربرد رایانه و تکنولوژی ارتباطی مخابراتی ،  شرایط خاصی بر کسب و کار و گردش مالی حسابداری شرکت ها و فعالان اقتصادی کشور حاکم گردیده است ، پاره ای از این شرایط عبارت اند از :  

1-    از طرفی با تغییر قوانین و تصویب قوانین جدید وظایف تکلیفی فعالان اقتصادی ( اعم از : شرکت ، موسسه ، کارخانه ، کارگاه ، مشاغل ، بنگاه ، تولیدی ، تجارتخانه ، بازرگان ، دلال ، حق العمل کار ، پیمانکار ، ... )  افزایش یافته است .

افزایش تکالیف همزمان و از مجرای دولت الکترونیک بوده لذا باعث نیازمندی بیشتر و الزام فعالان به کاربرد سخت افزار ، نرم افزار و بستر رایانه ای و نیروی متخصص مربوط گردیده است .

2-    تعدد نرم افزارها و دستورالعمل های آن ها (اعم از نرم افزارهای بخش خصوصی مانند حسابداری جامع ، دستمزد ، اموال ، انبار ، بهای تمام شده ، اتوماسیون و ... و نرم افزارهای خاص تکالیف دولتی مانند نرم افزار دیسکت بیمه ، ارزش افزوده ، اظهارنامه ، گزارشات فصلی ، و ... ) و واگذاری هر کدام از آن ها به اپراتور و یا کارشناس مرتبط ، باعث گردیده سلیقه های متفاوتی در نحوه اجرا و نحوه طبقه بندی دیتای (بانک اطلاعات) آن اعمال گردد و آشفتگی و تعدد مجاری اطلاعاتی را افزایش داده است .  

 به طور مثال ممکن است قسمتی از فعالیت های مرتبط با سیستم حقوق دستمزد ، با نرم افزار حقوق دستمزد خریداری از بخش خصوصی انجام شده و ساختن دیسکت یا سی دی آن با نرم افزار رایگان تامین اجتماعی listdisk   و قسمتی از امور مربوطه نیز در فایل های اکسل انجام و بایگانی شده باشد  .

بدین ترتیب برای جمع بندی کامل دیتا و اطلاعات سیستم حقوق دستمزد سازمان حداقل بایستی به سه منبع مراجعه و جمع بندی بر اساس سه ساختار متفاوت صورت گیرد ! ، و در صورت عدم دسترسی به متصدی مربوطه یافتن این مسیر باعث صرف زمان بسیاری می گردد .

3-   تعدد اشخاص یا موسسات طرف قرارداد :

انعقاد قرارداد با شرکت های گوناگون ارائه کننده خدمات مالی و یا دعوت به همکاری تخصص های گوناگون برای رفع و رجوع مسائل و تکالیف حسابداری مالیاتی ، نظام ارزش افزوده ، اظهارنامه و عملکرد سالانه ، گزارشات فصلی ، حسابداری عمومی ، حسابداری حقوق و دستمزد و مسائل مربوط به بیمه و نیروی انسانی و ... باعث اعمال سلیقه های متفاوت و طبعا بهره گیری از نرم افزارها و راهکار های متفاوت و متنوع در راستای انجام و تحویل کار گردیده است .

 این تنوع و گوناگونی به تشتت و ناهماهنگی و تکه تکه شدن بخش های اداری مالی شرکت ها به صورت جزیره ای جدا و دور افتاده از یکدیگر دامن زده ، باعث چسبندگی و وابستگی های متعدد و از بین رفتن  امکان مانور شده است .

یکپارچه سازی این اطلاعات سازوکار و روش های مشخص و هماهنگی را طلب می کند .

4-   لزوم مطابقت این زیرسیستم های متعدد :

هر چند اطلاعات رسمی ارائه شده طی نرم افزارها و فرم های تکلیفی در بانک های اطلاعاتی جداگانه ای وارد می گردند ، لیکن این اطلاعات بایستی با یکدیگر مطابقت داشته یا حداقل هماهنگ باشند ، لذا سیاست واحد و یکنواختی  بر اجرای قراردادهای متعددی که برای ادای تکلیف یا وظیفه قانونی در این زمینه منعقد می گردد ، یا اشخاص متفاوتی که متصدی گردیده اند ،  بایستی حاکم باشد .

رسیدگی توسط ممیزان و حسابرسان نظام ارزش افزوده ، رسیدگی سالانه برای مالیات عملکرد ، رسیدگی به گزارشات فصلی  ، حسابرسی بیمه ، جداگانه صورت گرفته ولی می تواند متاثر از نتایج رسیدگی به سایر سیستم ها ، یا با در نظر گرفتن عدم تطابق بین آنها باشد .

5-   مسائل مرتبط با قانون تجارت حوزه حقوق و قوانین تجاری : 

اصلاح قانون تجارت ، تکمیل تدریجی آن و اهمیت بیشتر یافتن آن با توجه به تحولات جدید روشهای کسب و کار و تکالیف دولتی ، نحوه شراکت ، سهام ، سهم الشرکه ، اقتضائات قانونی – حقوقی ، صورتجلسه ها ، افزایش مسئولیت مدیریت و حتی کارکنان و احتمال افزایش بدهی های تحمیلی ، طرح بیشتر و مکرر دعاوی بین فعالان اقتصادی در محاکم ،  رویکرد های جدیدی را طلب می کند .

6-   افزایش سطح و عمق تخصصی فعالیت ها و وظایف بخش های سازمانی از قبیل : 

کار با شبکه و نحوه اتصال ایستگاه های کاری با یکدیگر  .

انباشت انبوه اطلاعات ، ، افزایش ریسک دریافت پرداخت ها .

نظارت بر کار کارکنان تدارکات ، خرید ، کارپردازان ، آیین نامه صندوق و تنخواه گردان ، معمولا ترازها مملو از مانده های وجه نقد و تنحواه نزد اشخاص به صورت راکد و متورم می باشد .  

همگی روش های کنترلی مدرن تر و تخصصی تری را طلب می نماید و  تدوین استراتژی کنترل داخلی لازم می گردد .

7-   افزایش مشکلات نیروی انسانی در سازمان ها :

و افزایش قارچ گونه شرکت ها و اشخاصی که انواع مشاوره و پشتیبانی در این زمینه ارائه می نمایند ، وعده برخورداری از معافیت های قانونی ، استفاده از خلا های قانونی موجود و .... ، باعث سردرگمی و درماندگی تصمیم گیرندگان در تحلیل هزینه-فایده بهره گیری و انعقاد قرارداد با این شرکت ها یا عدم آن شده ، ضمن آن که نحوه ترغیب و تبلیغ معمولا به گونه ای است که در صورت بی توجهی ممکن است بعدا احساس پشیمانی را به همراه داشته باشد .

8-    رسیدگی به گزارشات و بررسی آنها ، اولویت بندی رسیدگی به گزارشات و برگزاری جلسه در مورد آنها .  

9-    کاربرد روش های نوین حسابداری : حسابداری تورمی ، توابع ارزش فعلی یا آتی پول ، بازگشت سرمایه و استفاده از شاخص های مالی و تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی ، چگونگی بهره برداری از حسابداری بهای تمام شده کالاها و خدمات مجموعه و تجزیه تحلیل های هزینه فایده  و جا انداختن فرهنگ آن در سازمان .

نقشه راه و استراتژی رشد سیستم های انفورماتیک ، مالی و اداری شرکت ها ، زمان بهره برداری از تکنولوژی های پیشرفته تر ، نحوه سویچ کردن و ارتقاء سیستم .   

انواع سیستم های جامع ، نرم افزارها ، تنواع نرم افزار و تنوع دیتابیس ، و مباحث مرتبط با ERP   و سیاست شرکت در قبال ارتقا به سیستم های استاندارد و پذیرفته شده بین المللی ، ضمن اینکه دولت نیز به سمت استاندارد و بین المللی شدن روش ها و سیستم ها حرکت مصممو دائمی را  آغاز نموده و بی تردید بر بخش خصوصی کشور نیز تاثیرگذار می باشد .

10- . سنواتی بودن پروژه اصلاحات ، بهبود روش ها و افزایش بهره وری :

اصلاح روش ها ، حساب ها ، صورت های مالی ،  دستورالعمل ها و آیین نامه ها  و یا تدوین آن ها و برقراری و بروز رسانی سیستم ها و نرم افزارهای جدید ممکن است تا چندین دوره مالی به درازا بکشد و با هر تغییر در بافت نیروی انسانی دستخوش تغییرات اساسی و گاه خارج شدن از مسیر صلاح و صرفه سازمان گردد .

با توجه به مسائل نیروی انسانی ، جابجایی های مکرر ، دانشجو و موقتی بودن بسیاری از نیروهای به کار گرفته شده در امور شرکت و یا حجم فعالیت های جاری و درگیری ها باعث می گردد سررشته امور سنواتی از دست کارکنان شاغل در سازمان مشتری بدر برود و بسته به شدت اشتغال ذهنی مسائل در اولویت کمتر در راس همه قرار گیرد .

مجموعه واقعیت های فوق ، امروزه ، رسیدگی ، هدایت و هماهنگ سازی عملیات مرتبط با رخدادهای مالی سازمان ها را از عهده و توان فرد خارج ساخته و نیازمند تعیین و تدوین راهکار ، دستورالعمل و برقراری سیستم  و سازوکار خاص در این زمینه می باشد .

نظارت بر چگونگی انجام این امور و هماهنگی آن با سایر بخش ها و قسمت های سازمان و تدوین برنامه و راهبرد عام و خاص هر شرکت فعالیت تخصصی دائمی و موازی با پیشبرد کار به طور همزمان را طلب می کند تا میان این روش ها و صلاح و صرفه های گوناگون و بعضا متضاد آشتی و هماهنگی برقرار گردد .