آشنایی اجمالی با مفاهیم اولیه حسابداری

بدهکار بستانکار چیست ؟

شاید اولین قدم در حسابداری درک مفاهیم بدهکاری بستانکاری می باشد .

بدون ایجاد رابطه ای منطقی با معلوماتی که در باره کسب و کار ، خرید و فروش و داد و ستد داریم یادگیری دانش و حرفه حسابداری بسیار دشوار و مفاهیم آن خشک و غیر ملموس می گردند .

بدهکار یا بستانکار یک حالت است ، رابطه ما با اطرافیان مان از لحاظ مالی می تواند به دو حالت بدهکار یا بستانکار تقسیم و طبقه بندی شود .

همه حساب ها در حسابداری نیز برای نشان دادن نحوه رابطه مالی با اطرافیان و نسبت حق و حقوق مالی مان طراحی گردیده اند .

حالت های دیگری نیز وجود دارد : "بی حساب"  بودن یکی از آن هاست ، همچنین : تسویه حساب ، تصفیه حساب ،  مفاصا حساب ، بستن حساب ، صفر کردن حساب ، ...

داستان از آن جا آغاز می شود که :

انسان ها ثروت را ، مال را ، دوست می دارند .

برای رسیدن به مال و ثروت فعالیت های مالی و اقتصادی انجام می دهند .

انواع اموال و دارایی ها : 

ساختمان ، ماشین آلات ، وجوه نقد (پول درون حساب بانکی یا داخل گاوصندوق یا کشوی میز ، ... ) ، اوراق بهادار ، سرمایه گذاری ها ، موجودی ها ، ... برخی دارایی هایی است که مطلوب انسان می باشند .

همین نام ها ، همگی ، در سرفصل های حسابداری مورد استفاده قرار می گیرند .

از زمان تصمیم به کسب دارایی و انباشت و افزایش ثروت تا رسیدن به آن ، فعالیت هایی در جهان خارج انجام می شود ، این فعالیت ها لحظه به لحظه میزان دارایی های  شخص را کاهش یا افزایش می دهند .

یکی از وظایف حسابداران  ثبت این تغییرات می باشد .

از آن جایی که سایر فعالیت ها و وظایف حسابداری و حتی وظایف فردی یک حسابدار رابطه مستقیمی با چگونگی ثبت و ضبط حساب ها دارد ، دقت در این مرحله بسیار سودمند می باشد .

از آن جایی که حسابداری نوعی زبان برای گفتگو و ارائه اطلاعات به مصرف کنندگان آن اطلاعات می باشد ، رکوردهای سند حسابداری همان آواها و کلماتی است که در هر زبان به کار گرفته می شود .  و دانش حسابداری روش صرف و نحو و دستور زبان می باشد .

طبیعی است که یک زبان دان هر چقدر بر دستور زبان و بلاغت های زبانی مسلط باشد تا آوایی برای شکل دادن و واژه ای برای به کار بردن نداشته باشد نمی تواند گفتگوی تاثیر گذاری را ترتیب دهد .

به طور مثال در صورت استفاده از هرسیستم و روشی چه دستی چه ماشینی و با استقرار هر نوع نرم افزار ، چنانچه حسابدار ، در طبقه بندی و تفکیک حساب ها پاره ای اصول را رعایت ننماید  هنگام گزارش دهی دست اش بسته خواهد بود .

چنانچه حساب های اشخاص به تفکیک اشخاص طرف معامله طبقه بندی نشده باشد و از سرفصل های مناسب معین ، تفصیلی و یا مراکز هزینه مختلف ، استفاده مناسب نشده باشد امکان گزارش دهی بر آن اساس نیز وجود نخواهد داشت .   

به عبارت دیگر هر شخص برای افزایش دارایی های اش فعالیت هایی انجام می دهد این فعالیت ها از دیرباز به شکل دوگانه هایی تعریف و طبقه بندی شده اند مانند  :

داد  و ستد   : دادن و ستاندن ، دادنی و ستاندنی ، داده  و ستاده  .

بده بستان  :     بدهی   بستانکاری      بدهکار   بستانکار 

دِه و گیر  :    بده و بگیر ،  بده و بستان ، دادن و گرفتن ،

بدهکار و بستانکار :  کسی که قرار است بدهد ، کسی که قرار است بگیرد ، دهنده و گیرنده ، خوانده و خواهان ، مورد مطالبه قرار گیرنده و مطالبه کننده ، انتظار داریم بدهد یا انتظار داریم بگیرد .

بدهکار :   به عنوان شخص حقیقی یا حقوقی = آن کسی که بایستی پول نقد یا معادل آن یا کالا یا خدمتی را به ما تحویل دهد یا کارسازی نماید یا خود را بری الذمه نماید ، حساب اش را صاف کند ، تصفیه کند یا تسویه کند .

بستانکار :  به عنوان شخص حقیقی یا حقوقی =  آن کسی که بایستی پول نقد یا معادل آن یا کالا یا خدمتی را به او  تحویل داده ،  یا کارسازی نموده  یا به طریقی خود را در قبال او بری الذمه نماییم ، حساب  مان نزد او را صاف کنیم ، تصفیه کرده یا تسویه کنیم .

مبادله ، معامله ، رد و بدل  ، تبادل ،  

خرید و فروش  : برگشت از خرید – برگشت از فروش ، تخفیفات خرید – تخفیفات فروش ، خریدار و فروشنده

دریافت و پرداخت  : دریافتن و پرداختن ، دریافتنی و پرداختنی ، دریافتنی ها و پرداختنی ها .

، بده - بستان :   بدهکاری - بستانکاری  ، بدهکار – بستانکار ، بدهکار به ... – بستانکار از ...  .

و بدهکاری بستانکاری ها به دریافت پرداخت ، کارسازی یا تسویه و تصفیه حساب منتهی می شوند .

 این بدهکاری بستانکاری ها تحت عناوین مختلفی ثبت می گردند :

دریافتنی ها ( بستانکاری ها ) :

حساب های دریافتنی ،  اسناد دریافتنی ،

پرداختنی ها ( بدهکاری ها ) :   حساب های پرداختنی ،  اسناد پرداختنی ، وام های پرداختنی ، حقوق پرداختنی ، ...

داد و ستد ها ، بده بستان ها ، منتهی به بدهکاری بستانکاری ها می گردند .

نتیجه ، خالص ، دَر رفتۀ این بده بستان ها در پایان هر دوره باعث کاهش یا افزایش در دارایی های شخصیت حسابداری می گردد .

دادن یا ستاندن به طور قطعی مایه افزایش در دارایی شخص می شود ، وقتی هنوز دادن یا ستاندن بطور فیزیکی رخ نداده دادنی ها و ستاندنی ها پدید می آیند ، یعنی بدهکاری ها و بستانکاری ها ، دریافتنی ها و پرداختنی ها .

علاوه بر دادن و ستاندن ، دریافت یا پرداخت ، دریافتنی ها و پرداختنی ها نیز در محدوده کار حسابداری قرار می گیرند . زیرا قانون و عرف پشتیبان آن هاست چه متکی و پشتیبان به اسناد و اوراق بهادار و رسمی باشند یا نباشند .

بنابراین حسابدار تغییرات رخ داده در پرداختنی ها و دریافتنی ها را نیز ثبت می کند .

به عبارت دیگر حسابدار علاوه بر داد و ستد ها (  بده بستان ها ) ، تغییرات در آن چه : قرار است بدهیم یا قرار است بگیریم را نیز ثبت می کند .  

وقتی کالایی را به مشتری تحویل می دهیم یعنی خرید و فروش انجام می شود ، از دید عرف ، قانون ، رویه های بازار و ... به طور مسلم و قطعی حق داریم در ازای آن مقدار معینی پول را مطالبه کنیم ، و این انتظار واهی نیست ، وهم آلود نیست ، بلکه بر اساس شرایط و قواعد معامله یا قرارداد یا قرار و مدار میان خریدار و فروشنده یا روال حاکم بر محیط داد و ستد می باشد . 

در واقع می توان گفت خریدار یا طرف معامله محکوم به پرداخت می باشد ، بنابراین حسابداران تصمیم گرفته اند  بطور استاندارد ، در چنین شرایطی همگی ، خریدار را بدهکار نموده و یا فروشنده را بستانکار نمایند (مبنای تعهدی) .

کامیونی که به سمت مقصد در حرکت است و باری را از تولید کننده یا فروشنده برای خریدار حمل می نماید ، هنگامی که به سوی خریدار رهسپار است با خود بدهکاری برای خریدار حمل می نماید و هنگامی که بار را به مقصد تحویل داده و امضای خریدار یا نماینده وی را زیر فرم های مربوط اخذ نموده  و در حال بازگشت می باشد ،  برای فروشنده ، بستانکاری حمل می نماید ! . 

صدور سند :

صدور سند تثبیت و مسجل ساختن یک رخداد مالی قابل اندازه گیری و قابل تفکیک می باشد .

پول نقد موجود در بانک یک دارایی عینی است : یعنی قابل مشاهده است و هر دخل و تصرفی در آن می توانیم انجام دهیم  برای رسیدن به دارایی مشهود ، ملموس ، قابل دخل و تصرف یک سری مراحلی بایستی رخ دهد

معاملاتی انجام می دهیم 

حسابداری :  فعالیت هایی که ما برای رسیدن به دارایی های بیشتر انجام می دهیم را به تصویر می کشد .

برای مرحله خرید کالا یا خدمت برای تولید و ارائه کالا یا خدمتی که ارزش افزوده ای به آن تعلق بگیرد حساب های هزینه ، خرید کالا ، موجودی انبار ( شامل موجودی مواد اولیه ، کالای در جریان ساخت ، کالای ساخته شده و ... ) و حساب های پرداختنی را ابداع کرده و مورد استفاده قرار می دهند .

برای فروش یعنی ارائه کالا یا خدمت به مشتریان حساب های فروش و بدهکاران

در خرید کالا یا خدمت حسابی که کالا یا خدمت را دریافت کرده بدهکار

و حساب شخصی که کالا یا خدمت را به ما ارائه نموده یا از او خریداری کرده ایم بستانکار می شود .

سایر رخداد های مالی ، فعالیت های مالی ، که تا تبدیل این بستانکاری به پرداخت و تصفیه قطعی واقع می شوند یا احتمال وقوع دارند از همین قاعده تبعیت می کنند .

یعنی جانشین ها و معادل های آن نیز همین گونه عمل می شوند ، مانند چک ( اسناد دریافتنی ) ، به سررسید روز یا مدت دار نوعی جانشین وجه نقد است تا زمانی که وصول شده و به حساب واریز شود یا به نوعی کارسازی شود ، یعنی بجای وصول وجه آن با واگذار کردن آن به دیگران ، یکی از بدهی های شرکت با آن تهاتر شود .

شخصیت حسابداری :

اشخاص بر دو گونه اند اشخاص حقیقی و اشخاص حقوقی

هر بدهکاری یا بستانکاری لزوما به بدهکار یا بستانکار شدن یعنی صدور سند در حسابداری منجر نمی گردد ، یعنی به اصطلاح شناسایی نمی شود (رویه های حسابداری) .

هر بدهکار یا بستانکار نیز لزوما به بده بستان ، دریافت پرداخت منجر نمی گردد ، زیرا دریافت پرداخت مستلزم صدور دستور و مجوز آن توسط مسئولان و مقامات مجاز می باشد و نیز کافی بودن وجه نقد .

بین دستور و مجوز پرداخت تا پرداخت یا دریافت واقعی نیز مرحله کارسازی واقع شده است .

کارسازی یعنی ترتیب دادن و فراهم کردن امکانات یا شرایط و اسبابی که به دریافت – پرداخت منتهی می گردد :

مانند صدور چک ، سفته ، برات و ...

مابین هر یک از این مراحل نیز نیاز به اعمال حساب می باشد

وقتی بدهکاری – بستانکاری محقق شد بر اساس  "درخواست اعمال حساب"  حسابداری اقدام به صدور سند بدهکاری-بستانکاری می نماید .

درخواست اعمال حساب  ممکن است توسط ذینفع ( فروشنده کالا یا خدمت )  یا توسط اجزا و عوامل شخصیت حسابداری مانند تنخواه گردان ، دایره خرید ، تدارکات ، مدیر عامل ، معاون اداری مالی ، ... ، یا سازوکار و مکانیزم های خودکار صورت پذیرد .

پس از کارسازی یا بده بستان قطعی اتفاق می افتد که سند قطعیت آن بایستی صادر گردد یا اسناد پرداختنی صادره برگشت خورده یا مواجه با عدم وصول می گردد که باز نیاز به اعمال حساب دارد :

 ...