چرایی فراوانی اشتباهات در صورت های مالی

چرا این اشتباهات در صورت های مالی پدید می آیند ؟
به عبارت دیگر , "چرا ؟! " , چنین اشکالات و اشتباهاتی ( تا حدودی اصلاح ناشدنی ) در صورت های مالی تهیه شده پیش می آیند , که حال برخی حسابداران در زدودن آن ها , می کوشند و برخی دیگر , خیر !؟
یکی از این چرا ها , قطع ارتباط ساختاری میان صورت های مالی با بانک های اطلاعاتی ( دیتا بیس) منبع اطلاعات می باشد .
یعنی همان گسست در جریان ( stream ) "دیتا" و "روش های انجام کار" که پیشتر (در یادداشت "تکمیل چرخه های سیستم ها و نرم افزارها" , نیز ) بدان پرداختیم .
تا مرحله تراز آزمایشی اطلاعات و گزارشات یا صورت های مالی تهیه شده با یکدیگر در ارتباط هستند , اما برای تهیه صورت های مالی کار به شکل دستی و سنتی دنبال می شود .
...
خوشبختانه در مقاله زیر به این موضوع پرداخته شده , من نیز این را به فال نیک گرفتم : 
گاروهوانسیان‌فر*
در بعضی از شرکت‌ها که صورت‌های مالی نهایی تهیه می‌شود، اشکالات عدیده‌ای در آن صورت‌های مالی و یادداشت‌های پیوست آنها مشاهده می‌شود که بعضی از آن اشکالات عمده و بعضی هم جزئی است. در رابطه با این اشکالات، موضوع عمده یا جزئی بودن آنها را باید کنار گذاشت. 

صورت های مالی نهایی که توسط امور مالی یک شرکت تهیه می شود، باید عاری از هرگونه اشتباه، اعم از عمده، جزئی، ظاهری یا از نظر استانداردهای حسابداری باشد. صورت های مالی نهایی منعکس کننده عملکرد مدیریت یک شرکت طی یک سال یا دوره مالی و در واقع ویترین آن شرکت است. صورت های مالی که توسط شرکت های معتبر دنیا تهیه می شود، با کیفیت بسیار بالااز هر لحاظ (کاغذ، حروفچینی، رنگ ها، طراحی، صفحه بندی، محتویات و …..) تهیه و به صورت کتابچه چاپ می شود. در چنین گزارش هایی، کوچک ترین اشتباهی مشاهده نمی شود. علل این امر را می توان مسوولیت پذیری کسانی دانست که این گزارش ها را تهیه می کنند و همچنین به اعتبار این شرکت ها در جامعه مربوط می شود. البته تهیه چنین گزارش هایی مستلزم تحمل هزینه های بالایی است و برای شرکت های متوسط و کوچک نمی تواند توجیه پذیر باشد و انتظاری هم از این شرکت ها نمی رود که چنین هزینه هایی را متحمل شوند، ولی همان صورت های مالی که توسط بعضی از شرکت ها روی کاغذ معمولی و به صورت فتوکپی تهیه می شود و به شکل بسیار ساده ای است، حداقل باید به نحو صحیح و بدون هیچ گونه اشتباهی باشند.
می توان گفت اشتباهات متداولی که در صورت های مالی و یادداشت های پیوست بعضی از شرکت ها مشاهده می شود (اشتباهات ظاهری و نه از نظر استانداردهای حسابداری)، به احتمال زیاد در اثر بی دقتی، بی توجهی یا نداشتن آگاهی تهیه کنندگان آنها رخ می دهد زیرا برای آنها صورت های مالی نهایی و یادداشت های پیوست آنها فاقد ارزش چندانی بوده و تنها یک نوع رفع تکلیف به حساب می آید. نمونه هایی از چنین اشتباهات به شرح زیر است (البته موارد زیر نمونه هایی از آن اشتباهات بوده و لزوما شامل کلیه اشتباهات موجود در صورت های مالی و یادداشت های پیوست آن شرکت ها نیست):
۱ – اشتباه در نوشتن نام شرکت. بیشتر موارد هم شخصیت حقوقی شرکت (سهامی عام، سهامی خاص، با مسوولیت محدود و ……) قید نمی شود.
۲ – اشتباه در نوشتن سال یا دوره مالی که صورت های مالی در برگیرنده آن است.
۳ – اشتباه در نوشتن فهرست مندرجات و اجزای تشکیل دهنده صورت های مالی از قبیل سرفصل صورت های مالی، شماره صفحات و …….. .
۴ – اشتباه در نوشتن اسامی و سمت اعضای هیات مدیره. گاه دیده می شود که اسامی هیات مدیره سال قبل که تعویض شده اند، نوشته می شود.
۵ – اشتباهات تایپی فراوان در بیشتر صفحات صورت های مالی و یادداشت های پیوست آن.
۶ – اشتباهات جمعی(ریاضی) در بیشتر صفحات صورت های مالی و یادداشت های پیوست آن.
۷ – استفاده از علامت منها به جای پرانتز در موارد کاهش مبالغ در صورت های مالی و یادداشت های پیوست آن. علامت منها برای نمایش کاهش مبالغ در حسابداری، بی معنی است و باید از علامت پرانتز استفاده شود.
۸ – استفاده از یک خط به جای دو خط در ته جمع های صورت های مالی و یادداشت های پیوست آن.
۹ – مطابقت نداشتن نام سرفصل حساب ها در صورت های مالی با نام آنها در یادداشت های پیوست صورت های مالی.
۱۰ – استفاده از نام های غیرمصطلح یا غلط برای سرفصل حساب ها در صورت های مالی.
۱۱ – درج نشدن عباراتی نظیر «جمع دارایی های جاری»، «جمع دارایی های غیرجاری، «جمع بدهی های جاری» و …….. در صورت های مالی.
۱۲ – درج نام سرفصل حساب هایی در صورت های مالی که مانده آنها در پایان سال یا دوره مالی جاری و پایان سال یا دوره مالی مقایسه ای قبل صفر است.
۱۳ – درج نشدن صحیح ارقام مقایسه ای سال یا دوره مالی قبل در صورت های مالی و یادداشت های پیوست آن.
۱۴ – درج نشدن عبارت «تجدید ارائه شده» در بالای ستون ارقام مقایسه ای صورت های مالی و یادداشت های پیوست آن در مواقعی که تجدید ارائه ای صورت گرفته باشد.
۱۵ – ننوشتن جمله «یادداشت های پیوست صورت های مالی جزء لاینفک صورت های مالی است» در ذیل صورت های مالی اساسی.
۱۶ – اشتباه در درج شماره یادداشت های پیوست صورت های مالی در صورت های مالی اساسی.
۱۷ – ننوشتن لغت «ریال» یا «میلیون ریال» و ….. در بالای ارقام صورت های مالی و یادداشت های پیوست آن.
۱۸ – در مواردی که یک شرکت در هر دو سال یا دوره مالی (سال یا دوره مالی جاری و سال یا دوره مالی مقایسه ای قبل) سود انباشته یا زیان انباشته داشته، در صورت های مالی عبارت «سود(زیان) انباشته» نوشته می شود. در صورتی که این شرکت در سال یا دوره مالی جاری و سال یا دوره مالی قبل که به صورت مقایسه ای ارائه شده، سود انباشته داشته باشد، دیگر نیازی به استفاده از لغت «زیان» نخواهد بود و کافی است که نوشته شود: «سود انباشته».
۱۹ – تایپ نشدن صحیح ارقام، طوری که کلیه یکان، دهگان، صدگان و …… آنها درست در یک ستون و زیر هم قرار نمی گیرد.
۲۰ – جدا نکردن ارقام به صورت سه رقم، سه رقم از سمت راست توسط علامت(،) یا هر نوع علامت دیگری.
۲۱ – استفاده نکردن از علامت های ویرگول(،)، نقطه (.) و …
در جای های مناسب نوشته ها.
۲۲ – ننوشتن شرح در مقابل بعضی از ارقام در صورت های مالی و یادداشت های پیوست آن.
۲۳ – ننوشتن جمله «از آنجا که اجزای سود و زیان جامع محدود به سود (زیان) خالص سال یا دوره و تعدیلات سنواتی است، صورت سود و زیان جامع ارائه نشده است» در ذیل صورت سود و زیان در مواقعی که به این دلیل صورت سود و زیان جامع ارائه نمی شود.
۲۴ – اشتباهات متعددی در «صورت جریان وجوه نقد» (غیر از اشتباهات در محاسبات ارقام)، از قبیل نوشتن عبارت «اضافات در دارایی های ثابت مشهود» به جای » وجوه پرداختی بابت خرید دارایی های ثابت مشهود» یا استفاده از عبارت «افزایش سرمایه» به جای استفاده از عبارت «وجوه حاصل از افزایش سرمایه» و اشتباهات دیگری از این قبیل
۲۵ – اشتباهات در نوشتن تاریخچه فعالیت شرکت، سال تاسیس، شماره ثبت، فعالیت اصلی و فرعی شرکت و تعداد کارکنان.
۲۶ – اشتباهات در نوشتن مبنای تهیه صورت های مالی.
۲۷ – اشتباهات در نوشتن اهم رویه های حسابداری استفاده شده در شرکت. برای مثال، اگر بهای تمام شده موجودی مواداولیه به روش «میانگین موزون» تعیین می شود، نوشته می شود که از روش «اولین صادره از اولین وارده» استفاده می شود.
۲۸ – اشتباهات در نوشتن نرخ های استهلاک و روش های استهلاک مورد استفاده.
۲۹ – در صورتی که یک شرکت از نرخ ها و روش های استهلاک موضوع ماده ۱۵۱ قانون مالیات های مستقیم مصوب اسفند ماه ۱۳۶۶ و اصلاحیه های بعدی آن استفاده می کند، عبارت «استهلاک دارایی های ثابت مشهود با توجه به عمر مفید برآوردی دارایی های مربوط» در قسمت اهم رویه های حسابداری در رابطه با استهلاک دارایی های ثابت مشهود درج می شود.
۳۰ – اشتباهات در درج اقلام مقایسه ای سال یا دوره مالی قبل در یادداشت های پیوست صورت های مالی.
۳۱ – مطابقت نداشتن مبالغ تشکیل دهنده یادداشت های جزء یادداشت های پیوست صورت های مالی با مبالغ یادداشت های پیوست صورت های مالی و همچنین اشتباهات در شماره عطف ها.
۳۲ – در رابطه با حساب های دریافتنی در یادداشت های پیوست صورت های مالی، هرگاه ذخیره مطالبات مشکوک الوصول در نظر گرفته نشده، ستونی برای این منظور در نظر گرفته می شود که به هیچ وجه نیازی به این ستون نیست.
۳۳ – در رابطه با موجودی مواد و کالاهم مورد فوق وجود دارد. یک شرکت ذخیره کاهش ارزش موجودی ندارد؛ ولی ستونی برای آن در یادداشت های پیوست صورت های مالی در نظر می گیرد.
۳۴ – اشتباهات متعدد در یادداشت مربوط به ذخیره مالیات از قبیل مبلغ سود(زیان) ابرازی، درآمد مشمول مالیات و سایر اطلاعات مندرج در این یادداشت.
۳۵ – اشتباهات در درج مقدار یا تعداد کالای فروش رفته در طی سال یا دوره مالی مورد نظر.
۳۶ – درج نشدن اقلام مقایسه ای برای بعضی از یادداشت های پیوست صورت های مالی.
۳۷ – توجه نکردن به صفحه بندی متن که به طرز شکیلی باشد.
۳۸ – اشتباهات در شرح یادداشت های پیوست صورت های مالی.
علل وجود اشتباهات در تهیه صورت های مالی و یادداشت های پیوست آن متعدد است و علاوه بر مواردی که در فوق به آنها اشاره شد، شاید مهم ترین علت آن، نبود وجدان کاری باشد. یکی دیگر از علل این اشتباهات این است که مسوولان تهیه صورت های مالی، در هر حال، پاداش بستن حساب ها و سایر مزایای مربوطه خود را دریافت می دارند، چه این صورت های مالی را به نحو خوب و مطلوب تهیه کنند و چه آنها را با صدها اشکال از انواع مختلف (ناقص و نامطلوب) ارائه دهند.
اگر مسوولان تهیه صورت های مالی و یادداشت های پیوست این شرکت ها (بعضی از شرکت ها) به خود زحمت دهند که حتی برای یکبار، صورت های مالی و یادداشت های پیوست آن را بعد از تهیه و تایپ به دقت مطالعه و کلیه مطالب فوق و سایر مطالبی را که اصولاضروری است کنترل کنند، صورت های مالی این شرکت ها عاری از اشکالات ظاهری (اشکالات غیرمرتبط با استانداردهای حسابداری و اشکالاتی که در اثر عدم آگاهی ایجاد می شود) خواهد بود.
حال این سوال پیش می آید که پس چرا بعضی از حسابدارها این زحمت را به خود نمی دهند. به نظر اینجانب مساله اصلی موضوع نبود «وجدان کاری» است. وجدان یک حس ذاتی است و باید در انسان وجود داشته باشد و قابل ایجاد نیست. در اینجا باید از سایر روش ها استفاده کرد که از آن جمله می تواند پرداخت نکردن پاداش بستن حساب ها، انواع توبیخ ها و در نهایت خاتمه دادن به خدمت آنها باشد؛ البته این راه ها منجر به به وجود آمدن وجدان کاری نخواهد شد.

گاروهوانسیان فر حسابدار رسمی

منبع:دنیای اقتصاد
در ادامه به سایر دلایل می پردازیم :
.... ادامه دارد .