رایانه : عامل هماهنگی و ارتباط درون سازمانی

همان طور که جامعه ما در سطح کلان برای برقراری ارتباط ، تبادل اطلاعات و خواسته ها ، هماهنگ شدن ، سازمان یافتن ، تکنولوژی نوین ارتباطی ، یعنی کامپیوتر را انتخاب کرده است ، در درون سازمان ها ، نیز ، می توان از این ابزار برای ایجاد هماهنگی ، انتقال فرامین و گزارشات ، ارتباطات درون سازمانی و ... استفاده کرد .

مشکلات و مسائل بیشماری سد راه برقراری ارتباط رودررو بین اعضای جامعه و بالطبع یک سازمان ( شرکت ، کارخانه ، اداره ، صنعت و ... ) وجود دارد ، استفاده از ابزار رایانه باعث کاسته شدن یا برداشته شدن بسیاری از این موانع گردیده و ارتباطات را روان می کند .

سامانه و سیستم نصب شده بر روی یارانه از ساختار و عملکرد منطقی (ناگزیر) برخوردار است ، بنابراین به منطقی تر شدن ارتباطات کمک می کند .

دخالت ذهنیت ماژیکال و تصورات غیرواقعی که بدلیل بمباران فرهنگ خرافه پرداز همچون عایقی مابین اندیشیدن صحیح و خیال بافی ها و برداشت های عجیب و غریب قرار گرفته است ، دیگر ، به کمترین اندازه خود خواهد رسید .

....

از کنکاش ذهنی برای جستجوی مفاهیم پنهان لابلای جملات بسیار صریح و روشن گوینده کاسته خواهد شد .

با واحد و یگانه شدن کانال ارتباطی امگان رهگیری و دنبال کردن فعالیت های سازمانی برای اصلاح روش ها و بهینه سازی آن ها ، فراهم می گردد .

به باور بنده ، سیستمی مشابه فروم ها و تالارهای گفتگو در سایت های اجتماعی می تواند به بهترین وجهی کلیه روابط درون سازمانی یک مجموعه فعال را پوشش دهد .

هزینه پرینت گزارش و ارائه آن به مدیر درخواست کننده ، در شرایطی که مدیر راسا می تواند از روی یارانه ای که در اتاق خودش قرار دارد گزارش را مشاهده نماید ! ، از قبیل هزینه های بیهوده ای است که حذف می گردد . 

مربوط یا نامربوط

امروز به طور جدی تصمیم گرفتم :
برگردم و دوباره بحث  "اطلاعات مربوط و نامربوط"
را دوباره بخوانم
در فرآیند تصمیم گیری  ....

تفکیک حساب های مالی با صنعتی

از سال 1372 تا کنون ، یعنی از زمانی که بتدریج بحث یکپارچه و جامع شدن سیستم ها مطرح می گردید ، همواره طرفدار ادغام و بهم پیوستن سیستم های مجزا از یکدیگر بوده ام .

اما با تغییر شرایط ، راهکارها نیز تغییر می کنند .

امروزه بدلیل تورم لگام گسیخته ، بالا رفتن قیمت ها باعث نجومی شدن ارقام ترازها و گزارشات بخصوص تراز آزمایشی میگردد .

با گسترش یافتن واحدهای تولیدی و تفکیک قسمت ها از یکدیگر ، مراکز هزینه و نیز مراحل تولید بیشتری ، هویت مستقل حسابداری یافته و بعنوان یک کاراکتر مستقل در صحنه تولید باعث افزایش گردش یک مبلغ واحد و مشخص می گردند ، به عبارت دیگر بالا رفتن دفعات گردش مبالغ ، به نجومی شدن مبالغ حسابهای بهای تمام شده می افزاید .

در گذشته ، امکان داشت بسیاری مراحل تولید یک کالا در یک سالن و مابین خطوط و ماشین آلات غیر قابل تفکیک انجام پذیرد ولی امروزه تفکیک مراحل تولیدی بدلایل متعددافزایش یافته است .

مبالغ مندرج در تراز آزمایشی ،در حکم دستور کار یا نقشه راه برای رسیدگی کننده و سرویس دهنده به ارقام مندرج در آن می باشد .

نسبت حجم اعداد و ارقام به یکدیگر ، بدون تجزیه و تحلیل خاص ، بیانگر میزان توجه لازم می باشد .

اما بین ارقام حساب های بهای تمام شده و مبالغ حساب های حسابداری مالی تفاوت ماهوی بسیاری وجود دارد .

مبالغ مندرج در سرفصل های حسابداری مالی متکی به اسناد و مدارکی است که یونیک و منحصر بفرد بوده و بر وقوع رخ داد مالی خاصی که همراه با دریافت یا پرداخت وجه نقد بوده یا خواهد بود ، دلالت می کند .

حال آنکه مبالغ مندرج در حساب های بهای تمام شده ، همان مبالغ حسابداری مالی است که در مراحل تولید و یا مراکز هزینه و نیز مابین انبارهای مختلف ، دست بدست شده و رد و بدل می گردد و چه بسا ، دیگر ، قابل اختصاص به رخ داد مالی خاص یا سرمنشا اولیه خودش ، بطور مثال فاکتور خرید مواد اولیه یا سند پرداخت هزینه حمل به داخل ،  نباشد ....

 

سيستم هاي جامع ، يك پارچه ، هوشمند ، ... و خيلي چيزهاي ديگر !

سيستم هاي مالي اداري ، جامع ، يكپارچه ، ...

زمان آن فرارسيده است كه سيستم ها نقش فعالتري در اجراي عمليات مالي اداري شركت ها و موسسات بعهده بگيرند .

زماني ، تنها شي اي كه يك سيستم (نرم افزار مالي اداري جامع ، يكپارچه ، ...) را به موجوديت سازمان متصل مي كرد ، تنها يك كابل برق بود كه به پريز روي ديوار متصل بود .

امروزه سيستم ها شناسنامه دارتر و ماندگارتر شده اند .

آن قدر سوكت ، رابط ، مبدل ، هاب ، سويچ ، و ساير اتصالات و شناسه هاي فيزيكي ،‌از يك سو و امتياز ، كد ، شماره شناسايي ، شماره پشتيباني و شناسه مالكيت و فراوان علامت و مشخصه و قرارداد كه نشان از خصوصي سازي  و تعلق نرم افزاري براي يك واحد (موسسه ، شركت ، فعال اقتصادي ، موجوديت تجاري يا اداري ) دارد ، از سوي ديگر ، سيستم ها را به شركت ها وصل و مختص ، مي كنند كه امكان استفاده از سيستم براي مجموعه ديگر به صفر رسيده است .

با ترفندهاي شركت هاي فروشنده نرم افزار ، نسخه مشخص و معيني براي استفاده هر واحد جداگانه رجيستر شده و نسخه هر واحد منحصرا براي آن قابل استفاده مي باشد .

مالكيت شخصيت حقيقي يا حقوقي بر سيستم كامپيوتري اش مطلق و تمام وقت مي باشد ، تعطيل بردار نيست ، استعلاجي و مرخصي با يا بدون حقوق در مورد آن موضوعيت ندارد و

از طرفي با وضعيت فعلي بازار كار (يادداشت .... ) نيروي انساني ، آن قدر در محل خاصي ، ماندگار نمي شود تا بتوان  ايجاد احساس متولي گري و ميان داري را در ذهن وي متصور شد ، بنابراين وظيفه حفظ هويت و حافظه تاريخي سازمان ، مطالبه گري حق و حقوق و مصالح واحد تجاري را به نرم افزارها بايست سپرد  .

سيستم ها حتي مي توانند در تبديل "وظيفه" به "هدف"  نيز موثر باشند :

با خاطر نشان ساختن اينكه وظيفه انجام شده چند درصد از هدف اصلي را تشكيل مي دهد و با تكميل و انجام آن چه ميزان به  هدف اصلي نزديك تر شده ايم ، سيستم ها مي توانند هدف مشترك را درون سازمان يا واحد تجاري زنده نگاه دارند  .

در ارتباط با آن دسته از وظايف مسئولين قسمت ها و سرپرستان ، كه فرد مورد نظر نقش ساعت شماطه دار يا حداكثر جدول يادآوري سررسيد و مواعد خاص (to do list) را بازي مي كند ! ، سيستم مي تواند وظيفه يادآوري به هر دو (زيردست و بالادست) را بخوبي ايفا نمايد .

بسياري از جلسات درون سازماني ، متاسفانه ، هنوز ، در سطح ديكته كردن چند سرفصل و هدف توسط يكي از مديران واسط يا مديريت عالي ، باقي مانده و از گفتگو و پرسش و پاسخ در آن ها خبري نيست ، محول كردن اين وظيفه به سيستم ها و نرم افزارها علاوه بر صرفه جويي در وقت و هزينه ،‌ امكان برخورد و واكنش منفي و عوارض ناگوار مربوط به مباحث رفتارها و روانشناسي سازماني را كاهش خواهد داد .

علاوه بر اينها همان طور كه در بحث كنترل داخلي توضيح داده شد (يادداشت ... ) بسياري از فعاليت هاي كنترلي و حسابرسي داخلي در حد تيك كردن چك ليست و حصول اطمينان از انجام وظايف خاص و رخ دادن شرايطي در موعد مقرر است ، اين گونه فعاليت ها نيز قابل تحويل و پيگيري به سيستم ها مي باشد .

... 

رسوخ فرهنگ محللي در اقتصاد ما

"مُحَلِّلْ" ، در لغت به معناي "حَلالْ كُننده" است 

با شنيدن اين كلمه شايد به ياد فيلمي از نصرت كريمي و يا كتابي از صادق هدايت بيفتيم ، اما گستره كاربرد اين واژه ، امروزه ، بسيار پهناورتر از آن است كه نيازي باشد مابين خاطرات دور به دنبال چيزي مبهم بگرديم .

در لغت نامه دهخدا آمده است :

"محلل . [ م ُ ح َل ْ ل ِ ] (ع ص ) حلال کننده سه طلاقه را به تزوج بر شوهر اول . (منتهی الارب ) (ناظم الاطباء). حلال گر. شوی دوم زن پس از سه بار طلاق گفتن شوی اول او. آنکه زنی را که شویش به سه طلاق دست بازداشته است به زنی گیرد تا چون آن زن را رها کند، دیگربار زناشویی زن با شوی نخستین حلال و روا بشود و بدین سبب آن مرد را محلل گویند که با تزویج آن زن سبب حلال گشتن ازدواج وی با شوی نخستین شده است . شوی دوم زن پس از سه بار طلاق شوی نخستین و شوی دوم را محلل از آن گویند که اگر او زن را طلاق گوید شوی نخستین تواند باز وی را به زنی کند و بی این شوی دوم زن برشوی نخستین ابداً حرام باشد. مرد حلال کننده سه طلاقه را به تزوج بر شوهر اول . (از یادداشت مرحوم دهخدا). || حلال گر. که روا و جایز و حلال کند. حلال کننده . رواکننده . حلال و رواکننده ."

  با دقت در مفاهيم فوق  شايد بتوان محلل را اين گونه  تعريف كرد : 

تحت تفوق و سلطه باورها ، قواعد و قوانين  خاص بر روابط اجتماعي افراد و در شرايطي كه ضوابط خاصي بر برآورده ساختن حاجت هاي طبيعي و غرايز طبيعي بشر حاكم باشد براي رفع تنگناهايي كه از اين رهگذر بر سر راه برآورده ساختن اميال بشري پيش آمد مي كند ، در روابط بين دو فرد از افراد اجتماع ، به شخص ثالثي نياز مي باشد تا با دخالت و حضور خود امكان رسيدن افراد به حاجات طبيعي خويش را ، در شرايطي كه مانع موجود صرفا اعتباري ، قراردادي و غيرواقعي است ، فراهم نمايد ، و از اين رهگذر كسب درآمد نمايد .

با توضيحات بالا بتدريج به اين نتيجه مي رسيم كه عاقد (كسي كه خطبه عقد را مي خواند) نيز نوعي محلل محسوب مي شود .

بنابراين يكي از خصوصيات اصلي محللي ، غيرواقعي بودن محروميت فرد يا طرفين از رسيدن به خواسته خود يا خودشان مي باشد .

يعني نقش محلل در اين رخ داد اجتماعي نقش مولد يا خدمات رساني نيست و در عالم واقع هيچ تغييري در شرايط رخ نميدهد بلكه صرفا نوعي احساس ذهني و اطمينان خاطر از جاري شدن شرايط و تشريفات رسيدن به مقصود و صدور جواز بهره برداري از خواسته نصيب فرد مي شود .

امروزه ، در اقتصاد كشور ، فعاليت هاي محللي يا شبه محللي جايگاه وي‍ژه اي به خود اختصاص داده است .

طيف وسيعي از روابط اقتصادي ، بخصوص بخش دولتي و پيرامون آن ، را مي توان در اين محدوده طبقه بندي كرد ، از قبيل : 

1- انعقاد قرارداد و گرفتن مناقصه هاي دولتي و سپس واگذار كردن آن به انجام دهنده اصلي بدون ايفاي هيچ گونه نقش موثر .

2- تصاحب قسمتي از حقوق كاركنان دولت و شركت هاي دولتي ، تحت پوشش شركت هاي تامين نيرو .

3- خريد و فروش امتياز و حق الامتياز و حق بهره برداري از منابع طبيعي گوناگون تحت پوشش امور خيريه ، احداث مدارس علميه و مانند اين ها . 

4- مباشرت و اشتغال به اين امور از كانال ايجاد شركت تعاوني هاي كارگري و كارمندي دستگاه هاي مختلف و در انحصار گرفتن كليه فعاليت هاي اقتصادي و درآمدزاي آن دستگاه و محروم ساختن بخش خصوصي از اشتغال به اين فعاليت ها .

جاي تعجب ندارد كه معمولا ، ناگزير ، فعاليتهاي شبه محللي و رانت خوارانه پيرامون دستگاه ها با مُسَمّا ! از آب درمي آيد ، مانند : 

ايجاد تعاوني آموزشي توسط كاركنان سنجش آموزش كشور ، شركت هاي حمل و نقل و ترخيص توسط راه و ترابري ، تعليم رانندگي توسط كاركنان راهنمايي و رانندگي ، اخذ معافيت بيمه اي توسط تامين اجتماعي  و ساير شركتها و موسسات حاشيه اي ، غالبا آشكار ، كه همگي هم به نوعي ناقض قانون "منع مداخله"  مي باشند و يا جالب تر از همه دريافت كارمزد و بهره براي وجوه عمومي با منشا مستقيم بودجه عمومي يا اندكي با واسطه  !؟

5- فروش اموال عمومي به ثمن بخس و يا واگذاري رايگان آن ها به افراد در قالب كمك به موسسات عام المنفعه يا نهادهاي انقلابي و نهادهاي تحت اختيار رهبري .

6- زايل شدن تفاوت و مرز بين مديريت و تصدي با مالكيت ، تملك و حق بهره برداري انحصاري .

....

در كنار اين ها تاثير نامطلوب اين گونه معاملات و تصرف غيرمجاز در اموال عمومي بر روي فعالان بخش خصوصي بيشتر به صورت روحي و رواني و شكلي و الگوپذيري بوده است .

يعني بتدريج فعالان بخش خصوصي ، نيز ، به سمت بهره برداري از دسترنج ديگران سوق داده شده اند ، در يادداشت جداگانه اي به آن پديده خواهيم پرداخت .

اينها تنها گوشه اي از تاثيرات مخرب تسري و سرايت اقتصاد و فرهنگ كسب و كار محللي بر بخش هاي اقتصادي مختلف  كشور بود كه در دوران بيش از بيست سال اشتغال به حسابداري و حسابرسي دولتي ، ماليه عمومي ، توليد ، تجارت و ... شاهد استيلاي سرطاني فرهنگ محللي و رانت خواري بر آن بوده ام . 

از دو حال خارج نيست !؟

تا وقتي نيروي زيردست ، همكار ، يا اجرا كننده يك نظر يا روش ، نظرش را در مورد آن روش انجام كار ارائه نداده است ،

از دو حال خارج نيست : 

يا آن نظر و شيوه انجام كار غلط است و شدني نيست ،‌ 

يا 

غلط و نشدني از آب درخواهد آمد !

اصلا شك نكن !

مفروضات حسابداري كارآگاهي

شايد بتوان مفروضات زير را به عنوان مفروضات ، يعني تحليل هاي ذهني حسابداري كارآگاهي بيان كرد : 

1- مانده اسناد پرداختني يا حساب هاي پرداختني در يك مقطع خاص مي تواند نشان دهند معادل وجه نقدي باشد كه توسط يك شخصيت حسابداري به مصارف ديگري رسيده باشد .

مي توان تصور كرد معادل پرداختني ها ، وجه نقدي وجود دارد كه شايد به مصرف ديگري رسيده باشد ، مثلا تصرف غيرمجاز در آن صورت گرفته باشد .

2- در موسساتي كه عمده معاملات نقدي صورت مي گيرد ، حساب ها و اسناد دريافتني جايگزين مطالبات مشكوك الوصول يا سوخت شده مي گردند .

3- افزايش بي رويه سرفصل هاي تعهدي ، ( دريافتني و پرداختني ها ) ، به نسبت حجم عملياتي واحد مي تواند نشانه بي انضباطي مالي ، فقدان مديريت اصولي وجوه نقد ، اختلاس ، كلاهبرداري ، و خلاصه هر گونه ريسك نسبت به منابع مالي آن واحد يا اشخاص طرف حساب باشد .

4- سرفصل هاي متعدد تنخواه گردان يا صندوق ، بخصوص وقتي نسبتا راكد بوده يا گردش شان به نسبت مانده آن ها ناچيز ياشد مي تواند نشانه تعدد مراكز تصميم گيري در مورد مديريت وجوه نقد يا فقدان سياست مالي منسجم و بي انضباطي مالي باشد .

5- ...

محللي چيست ؟ تعريف اقتصادي محللي چيست ؟

محللي را شايد بتوان نوعي واسطه گري تعريف كرد .

واسطه بين فرد و مواهب طبيعي كه حق بهره برداري از آن را دارد ليكن بدليل موانع اعتباري و باورهاي موهوم احساس درستي نسبت به حق خود نداشته يا محلل سعي در القاي اين احساس دارد .

لزوما ، محلل بين فرد و حقوق تكويني و فطري اش قرار نميگيرد بلكه مابين حقوق اجتماعي و اكتسابي وي نيز خودش را تحميل مي نمايد : 

مانند آن كه دولت نياز به نيرو دارد ، نيرو نياز به كار و كسب درآمد دارد ، 

ولي محلل مابين دولت يا اجزاي آن و افراد جوياي كار قرار گرفته و مبلغ تخصيص يافته به نيروي كار از كانال محلل عبور كرده و تعديل مي گردد .

...

تفاوت وظيفه محوري و هدف محوري

يادگيري تئوريك مباحث علمي و فني در محيط هاي آموزشي و به خاطر سپاري صرف ، يكي از مشكلات آموزشي است كه بخاطر اختلالات تفكر ناشي از تفكر جادويي و به هم خوردن رابطه علي و معلولي در ذهن ايرانيان ، متاسفانه ، از دوران كودكي ، نتايج زيان بار اش را در محيط هاي كاري و كسب نتايج نامطلوب نمايان مي سازد .

نتيجه اين كه دانشجويي ممكن است درسي را با نمره مناسب گذرانده و بطور كامل سرفصل هاي آن را بخاطر داشته باشد ، ولي در محيط كاري مرتكب يكي از خطاهايي گردد كه مباحث تئوريك درس مذكور براي پيش گيري از آن بوده است .

تشخيص افتراقي فرآيندي است كه تنبلي ذهني ما را هدف قرار داده و ذهن را وادار به انديشيدن صحيح مي كند .

وظيفه محوري تفكري است كه تاكيد و تمركز بيشتري نسبت به نفس انجام وظيفه دارد تا هدفي كه آن وظيفه بدان خاطر طراحي شده است .

بطور مثال در سازماني ممكن است ثبت حواله هاي تحويل كالا بر عهده انبار ، به خود انباردار محول گردد ، تصور كنيم مثلا به اين دليل كه شخص ديگري براي اين كار وجود ندارد و نيز با اين برداشت كه :

"به هرحال انجام كار بهتر از عدم انجام آن مي باشد" ! همراه با چاشني كردن بيتي از سعدي : 

"به راه باديه رفتن به از نشستن باطل  ... "

do the job itself !

don't trying to do the job  

do the job itself 

الگوهاي فرهنگي مخل بهره وري و پيشرفت

حمايت از بخش خصوصي در برابر مافياي انحصارطلب دولتي و شبه دولتي

بخش خصوصي ، آخرين بازمانده از بقاياي جامعه مدني است كه در برابر مافياي چپاولگر تماميت طلب مقاومت مي كند .

حلقه مفقوده جنبش ضد استبدادي مردم ايران ،‌ نهادهاي مردم بنياد ،  NGO ها هستند و در غياب آنها بخش خصوصي اين رل را بعهده خواهد گرفت و گرفته است .

تمام متخصصان ، آزادي خواهان ، دموكرات ها ، وظيفه حمايت از بخش خصوصي كارآفرين و مولد ثروت در برابر قشر غير مولد متمايل به ايجاد انحصار و اتكا به رانت را بعهده دارند .

تفاوت بین "کنترل داخلی" با مچ گیری

هنگامی می توان   کنترل های داخلی اعمال شده در یک سیستم را  موثرارزیابی کرد که نیازی به مچ گیری و این گونه رفتارهای غیر اصولی باقی نمانده باشد .

نقطه آغاز سیکل "کنترل داخلی" ،  فرد انجام دهنده فعالیت ، می باشد .

یعنی در طراحی روش ها و ابزار  کنترل داخلی ، ابتدا بایستی امکان کنترل و حصول اطمینان از صحت انجام وظایف را برای انجام دهنده آن فراهم کرد .

در مرحله بعد ، گيرنده يا ذينفع قرار دارد .

يعني فرد ، قسمت ، شخص يا مرجعي كه كالا يا خدمت يا اطلاعات توليد شده را استفاده ميكند ، بايستي امكان كنترل آن را داشته باشد .

بهترين و دقيق ترين كنترل كيفي محصول توسط مشتريان صورت مي گيرد 

بنابراين 

 ....

 

تشخيص افتراقي سيستم ERP

تشخيص افتراقي يعني فرق گذاشتن بين دو چيز . 

منظور اينكه تفاوت بين سيستمي كه از اصول طراحي و اجراي ERP پيروي مي كند با سيستمهاي ديگر را چگونه مي توانيم تشخيص دهيم ؟

الف - سيستمي كه بتوان اطلاعات را دسته اي و سريالي به آن وارد كرد ، ERP نمي تواند باشد .

يعني اگر كاربر سيستم بتواند  در محدوده یک دوره مالی  تمام فروش ها را يكباره ثبت كرده و سپس دریافتی های مرتبط با آن را  را ثبت کند ، یا تحویل کالا به مشتری و خروج آن از انبار را قبل از ثبت فاکتور فروش و منظور نمودن بهای آن به بدهکار حساب مشتری ثبت نماید  .

ب - چنانچه کاربر بتواند در سیستم های مختلف موضوع واحدی (که ویژگی های منحصر بفرد  (unique)   دارد مانند شماره فاکتور فروش که در یک دوره مالی منحصرا به صورتحساب صادر شده در تاریخ خاص برای مشتری خاصی اطلاق میگردد یعنی : دو فاکتور فروش ، با شماره یکسان ، در یک دوره مالی نمی توان داشت )  را با ویژگیهای متفاوتی ثبت نماید ، آن سیستم   ERP  نیست یعنی اصول   ERP   در آن رعایت نشده است . 

مانند اینکه فاکتورهای فروش در سیستم فروش یا حسابداری فروش یک سازمان ، شماره متفاوتی با فاکتورهای فروش ثبت شده در سیستم حسابداری مالی همان سازمان داشته باشد ، هر چند سایر مشخصات یکسان باشد .

متن مناسبي در مورد سيستم ERP

مطالبي كه معمولا در مورد سيستم ERP در فضاي اينترنتي يا متون موجود در مراكز و سازمان هاي مرتبط وجود دارد ، بيشتر ترجمه بوده يا رسا نيست .

متن زير گزارش پرسش و پاسخي از يك گردهمايي مي باشد ، خواندن آن را به كساني كه تمايل دارند مفهوم و معناي درست اين سيستم را درك كرده و تفاوت آن را با ساير سيستم ها بشناسند سفارش مي كنم : 

پرسش و پاسخ مربوط به موضوع سخنراني جناب آقاي دکتر صفاري
« برنامه راهبردي منابع ERP »
در هشتاد و يکمين گردهمائي انجمن

يک راهبر هوشمند سازماني
اشاره :برنامه ريزي و راهبري منابع سازماني (ERP ) همواره در صدد ارائه راه حل هايي براي يکپارچه سازي جريان اطلاعات و افزايش کارائي منابع موجود در يک سازمان است . بمنظور بررسي و تجزيه و تحليل اين
راه حل گفتگوئي را با ...... انجام داده ايم که از نظرتان مي گذرد .

* - لطفا" بفرمائيد ERP چيست ؟واژه ERP يک مفهوم است که مخفف Enterprise Resource Planing ( برنامه ريزي منابع سازمان ) مي باشد .
در رابطه با سيستمERP تعاريف مختلفي ارائه شده است که بنا به ديدگاه هاي مختلف تعاريف نيز فرق مي کند .
بطور کلي ERP يک مفهومي فراتر از يک نرم افزار ساده ، بلکه يک نظام مديريت سازماني است که تحول در سازمان ايجاد مي کند . در واقع يک نظام نرم افزاري يکپارچه است اما ويژگي مهم آن يکپارچه سازي فرايند ها در کل سازمان است . لذا ERP نقش يک راهبر هوشمند را در سازمان ايفا مي کند . بنحويکه اولا" پرسنل بخش هاي مختلف سازمان بتوانند اطلاعات مورد نياز را از آن استخراج کنند و از روند امور سازمان آگاه شوند . ثانيا" ، مديران ارشد سازمان بتوانند سراسر عمليات سازمان را زير نظر گرفته و در صورت لزوم نقاطي از فرايند را که دچار مشکل شده به سرعت شناسائي کرده و با توجه به ابزارهاي تحليلي هوشمند مشکلات را براي خود حل نمايند .

* - ERP شامل کدام يک از فعاليت هاي سازمان مي شود ؟شامل تمام فعاليت هاي سازمان مي شود . در واقع ERP تمام فعاليت هاي مربوط به ماژول هاي سازمان را دربر مي گيرد . ماژول ها از نظر اطلاعات علاوه براينکه با يک مرکز اطلاعات مرتبط هستند بلکه اين ارتباط به يکديگر نيز وجود دارد . نکته ظريف اينجاست کهERP يک سيستم واحد يکپارچه است ونه چندين سيستم مختلف مرتبط با هم .

* - بين سيستم عملياتي يکپارچه ( Mis ) با سيستم ERP چه تفاوتي وجود دارد ؟سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه سيستم هائي هستند که تحت يک شبکه ارتباطي و در حد تبادل اطلاعات با هم اشتراک اطلاعاتي دارند که گاهي باين سيستم هاي يکپارچه اطلاعاتي در بازارMis نيز اطلاق مي شود که جاي بحث دارد . ولي در سيستم ERP يکپارچگي در سطح فرايندها است . در حاليکه سيستم Mis صرفا" مربوط به پايگاه داده ها است . لذا بهمين دليل است که ما براي بخشي از سازمان ERP نداريم بلکه اين نظام ، يک سيستم واحد براي کل سازمان است

* - آيا در حال حاضر سازمان ها آمادگي لازم براي عبور از Mis و استقرار ERP را دارند ؟ کاملا" بستگي به خواست و تصميم مديران ارشد دارد . يعني اينکه مفهوم واقعي ERP را درک کرده و نسبت به آن باور و اعتقاد داشته باشند . باور اينکه ERP يک طرح تحول سازماني است و نياز است فرآيند مهندسي مجدد در سازمان را طي کند بسيار اهميت دارد . بعد از اين بايد به مسائل فني و اقتصادي اشاره کرد لذا نمي توان بطور روشن تعريف کرد که چند درصد از سازمان هاي ما آمادگي اين فاز گذر را خواهند داشت . زيرا ميزان اين آمادگي درهر سازمان به مسائل خاص آن بستگي دارد و نمي توان مسئله يکي را به ديگران تعميم داد .

* - لطفا" چند ويژگي مهم را در سيستم ERP نام ببريد.عموما" در سيستم ERP چهار اصل حاکم است :
1 – سازماندهي بر اساس هدف است نه بر اساس وظايف .
2 – اطلاعات در سراسر سازمان فقط يک بار ثبت مي گردد .
3 – کارهاي موازي و شغل هاي موازي در يکديگر ادغام مي شوند .
4 - کار در جايي انجام مي شود که منطقي است ( مهندسي ارزش )

* - سيستم هاي ERP داراي چه قابليت و مزايايي هستند ؟با توجه به اينکه سيستم هوشمند ERP معمولا" داراي رويکرد استاندارد PM BOK و معماري مبتني بر Client/Server را دارد لذا هر شخصي قادر است بر اساس حق دسترسي تعريف شده علاوه بر کسب اطلاعات مورد نياز وظايف خود را به صورت online در نقاط مختلف کشورانجام دهد .
قابليت ديگر سيستم هاي هوشمند ERP ، نظارت عاليه ( Munotoring ) بر کليه حوزه هاي کاري سازمان است .
برخي از مزاياي استفاده از سيستم هاي ERP عبارتند از :
- کاهش هزينه هاي عملياتي
- کمک در تصميم گيري بموقع و تصميم سازي
- افزايش بهره وري از طريق تغييرات فرآيند ساختار سازمان .
- امکان بهره گيري از تجربيات سازمان هاي مشابه با استفاده از Best practice
- افزايش رضايت مشتري به علت شفاف سازي و تسهيل در فرايند انجام کار
- امکان دسترسي و حل مسئله از طريق نرم افزار Toinvreaent
- امکان سنجش مسئوليت حوزه هاي کاري
- امکان ايجاد و صرفه جوئي در هزينه ها بين 10 تا 35 درصد
- امکان مقايسه بودجه و عملکرد بر اساس آيتمهاي قراردادي
هنگاميکه سازماني ERP را به عنوان يک هدف استراتژي براي خود انتخاب کرده ، طبيعي است که معيار موفقيت نمي تواند فقط فرآيندهاي سيستم هاي درون سازماني باشد . يعني اگر مثلا" مشکلي در فعاليت يکي از سيستم ها بوجود آيد باعث نمي شود مسير حرکت سازماني منحرف شود در حاليکه ، ERP يک طرح استراتژيک است و تمام سازمان را تحت پوشش قرار مي دهد . لذا اگر به درستي پشتيباني نشود ممکن است سازمان دچار مشکل جدي شود بهمين دليل در پروژه هاي ERP به لحاظ اهميت آن بايد سيستم تحت نظارت مستقيم مدير عامل آغاز و ادامه پيدا کند در حاليکه در پروژه سيستم هاي جامع اطلاعاتي مي تواند از بخش انفورماتيک يا واحد IT سازمان شروع شود .

* - منظور از ماژول در سيستم هاي ERP چيست ؟همانطور که مي دانيد در سيستم ERP روابط داخلي و بين بخشي غالبا" بسيار پيچيده است . بنابراين واضح است که براي ايجاد يکپارچگي در چنين وسعت و دامنه اي به ابزار قدرتمند و متکي بر تکنولوژي هاي نوين نياز است . لذا براي اجراي عملي اين امر ERP از اجزايي به نام ماژول يا کارکرد تشکيل شده است . هريک از اين ماژول ها در واقع معرف يک يا چند بخش ( واحد ) از سازمان هستند . هر ماژول ممکن است چندين بخش سازمان را پوشش داده و نيازهاي کارکردي آنها را مرتفع سازد .
بطور کلي استاندارد تعريف شده اي براي طراحي ماژول هاي يک سيستم ERP نمي توان در نظر گرفت، زيرا غالبا" متناسب با وضعيت موجودtailoring (پرو) مي شود .
ماژول هايي که در اکثر سازمان ها معمولا" وجود دارند از قبيل ماژول فروش ، ماژول خريد ، ماژول موجودي ، ماژول هزينه يابي، ماژول منابع انساني ، ماژول کيفيت ، ماژول اموال ، ماژول برنامه ريزي توليد، ماژول مالي ، ماژول مشتري.

بطور مثال گردش کار در ماژول مالي را به اين شکل مي توان نمايش داد.

* - اگر بخواهيم در يک سازماني ERP را پياده کنيم .بنظر شما چه مراحلي را بايد بگذرانيم ؟اگر پياده سازي را بعنوان انجام يک پروژه فرض کنيم بديهي است : در مرحله اول بايستي امکان سنجي و مطالعه اوليه بشود از قبيل بررسي وضعيت موجود و تعيين نيازمندي هاي سازمان و همچنين تعيين اولويت بندي واحدهاي مختلف براي اجراي سيستم
در مرحله دوم مطالعات تفصيلي و عميق تري صورت مي گيرد که گاهي منجر به اصلاح بعضي از فرآيندها و يا ايجاد فرآيندهاي جديد مي شود که اصطلاحا" به آن مهندسي مجدد فرآيند مي گوئيم و همچنين در اين مرحله فهرست کارگروه ها ي مورد نياز تهيه مي شود که اصطلاحا" به آن list Function مي گويند .
در مرحله سوم با توجه به مطالعات انجام شده در مراحل 1 و 2 به انتخاب راه حل مي رسيم که اصطلاحا" Solution مي گويند
نهايتا" در مرحله چهارم اجراي سيستم آموزش و فرهنگ سازي است که در اين مرحله عمليات پياده سازي ، نصب و راه اندازي سيستم با توجه به بومي سازي کردن نرم افزار انجام مي گيرد و همچنين کميته هايي براي فرهنگ سازي جهت بستري مناسب براي اجراي سيستم و اجراي دوره هاي آموزشي مورد نياز به تفکيک سطوح سازماني انجام خواهد گرفت .

*************************